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2.2 登上Kaizen阶梯

办公室Kaizen的宗旨是阶梯状的、持续的改进,共由五级紧挨着的阶梯组成。

本书第2部分的五个章节分别对应这五个梯级。

为了能更好地理解五级持续改进的功效,请你先想象

五个梯级

一个沉重的大球。在管理业务的组织工作中,你看到的问题越多,球就越沉。如果你想把球推上一个斜坡,需要费很大力气。在办公室里也一样。第一步,为了整理干净,以及清除你工作环境中所有干扰你注意力和打断你工作的东西,你必须投入时间和精力。

下图对应第一级的任务。

第一级

如果你在这一阶段就放弃努力,后果必定十分严重:球会滚回来。而且还不只是回到原位——球甚至会倒退一段距离。类比到办公室中,这意味着短时间内又会像以前一样杂乱无章,而且你不再良心不安,因为反正努力了也是白费。

因此第二级的内容是约法三章。规定可以帮助你维持秩序。所有你立了规矩的地方都不用重新整理了。规定就像一个楔子对球加以固定,防止其滚落。

第二级

你现在应该满意了,因为你已经取得一定进展并能长期维持。但是Kaizen理念致力于更进一步的优化,因此第三级的内容是优化工作流程,也就意味着把球再向上推一段距离。

第三级(向上推一段距离)

实现这一步的前提是,你能够遵守规定。

第三级(球变小)

因为未解决问题的数量减少了,所以球也相应变小了。

第四级的意义在于,让同事也能更强地意识到优化的可能性。在Kaizen思维中,同事被定义为他们工作区域内的专家。因此现在的目标是,加强同事的自我责任意识和行为。现在,大家应合力把球向上推。

第四级

第五级的任务是,通过制定目标给优化行动指明一个方向。这些目标关系到企业的战略定位。在行政管理中制定的指标可以帮助检测目标完成的进度。

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