3.1 通过看板管理库存

办公用品橱柜中的库存需要管理，以免物品短缺。

办公用品不得短缺

办公用品的补给可以用看板系统来管理（看板：来自日语，意为“卡片”）。这表示，应规定一个最低库存量。前来取物的员工会通过卡片得到信号知道库存已低于最低值，那么这名员工应负责补货。

反面教材

某家公司的办公用品集中保存在一个橱柜中。办公用品的补给也是集中购买。员工可以擅自从橱柜中拿取自己需要的用品。当一名员工从柜子中拿走最后一支马克笔时，他为自己感到庆幸，却不通知别人需要集中购买。下一个来领马克笔的员工就没那么好运了。

正面教材——看板的益处

将马克笔放在贴好标签的盒子里。盒子的最底层上方放一张看板卡片，在达到库存最低值的时候就能看见。一旦达到最低值，看板卡片应交给负责集中购买的人员，购入新的马克笔。新笔到货后，应与看板卡片再次一同放入盒子内。

看板系统

看板卡片样例

必需用品供应不断。

不需要另外管理库存，而是通过看板卡片“自动”管理。

因为办公用品一直保证供应，所以不会出现有人等待的现象。其结果是工作流程运行更加流畅。

大批量进货可能价格更低。但是这样不仅会因供大于求而造成浪费，而且储存也会造成一定耗费。自动调控的看板系统能使库存贴合实际需求和消耗速度。

确定库存最低值时请注意需求波动。在需求量增加的情况下，也应确保补给到达之前不要缺货。因此，尤其是价格不高的办公用品的库存最低值可以定得高一些。如果签字笔供不应求的话，“身价”自然也会抬高的。

易过期的用品补货时应遵循“先进先出”原则。

比如说，新到的墨盒应放在仓库中已有墨盒的下方，因为先到的墨盒应优先使用。

如果不在盒子中放入看板卡片，你也可以根据实际情况用彩色来标记库存最低值。

彩色标记

一旦到达标记的最低值，就应将盒子装满，以免出现无纸状况。

可根据公司的规模联系当地的一家文具商负责库存管理，例如，根据看板卡片每周补充一次办公用品。如果一直在一个固定的厂商处购买，便能享受到合理的价格。另外，一次性购买再分摊给各部门也可以减少运行成本。