第7章 概括各组思想
下面我们讨论金字塔原理的每一条规则：位于金字塔结构每一个层次上的思想，都必须是对其下面一个层次思想的提炼、概括。因为，上一个层次的思想实际上都是从下一个层次的思想衍生、提炼、总结出来的。
如果某一组思想表达的是一个演绎推理得出的结论，你只需以该组思想的最后结论为主体作总结、概括，就可以得出其上一个层次的思想了。如果某一组思想的分组方法是归纳性的，即该组由具有紧密联系的一些思想组成，那么上一层次的思想必须说明该组思想之间的关系所代表的意义。概括各组思想的行为实际上就是完成思考的行为。
很多作者只是简单地将一些思想组合在一起，并没有完成思考。我们在前面看到，很多人将一些只具有一般性关系，而不具有明确关系的思想罗列在一起，由于这些思想实际上并非真正属于同一组，因而也无法总结概括。不过，即使某组中的思想确实属于同一组，找到能够完成这一段思路的概括性思想也绝非易事。人们通常不愿意费这个脑筋，而是用一些“缺乏思想”的句子应付了事。例如：
该公司应当确立3个目标。
该公司存在2个问题。
我们建议进行5项改革。
这些句子被称为“缺乏思想”的句子，是因为这些句子实际上并没有概括其下一层次思想的精华，而只是说明了将要讨论的思想属于哪一类思想。因此，这种句子对读者和作者来说都是枯燥乏味、缺乏吸引力的。
提示
概括各组思想：
确保思想属于同一组，应抽象、提炼、概括思想精华。
总结句避免使用“缺乏思想”的句子
“缺乏思想”的句子对读者而言是枯燥无味的，因为这种句子难以吸引和保持读者的注意力，不能激发读者继续往下读，还可能使读者根本无法了解你表达的思想。举个例子，以下是我曾从收音机中听到的一段对话：
甲：约翰·韦恩说他是最适合写塞-缪尔·约翰逊传记的人，他有3个理由：
他们都来自贫困的斯塔福德县；
他们都在牛津大学学习过；
他们都有类似的文学爱好。
乙：我不同意。斯塔福德县根本没有人说真话。
听到这里，听众都笑起来，然后甲和乙又开始说别的事情。我当时就想：“我好像没听懂。”现在我们来分析一下。你坐在那儿，等待别人向你表达某种思想，但是你听到的只是一个“缺乏思想”的句子（“有3个理由”），而没有从对方获得任何思想。然后你听到对方说：“都来自贫困的斯塔福德县……”你就会假定这就是对方的主要思想，于是对随后的两个要点都听不进去。如果你需要回答的话，你就只能回答你听到的第一点。
但是，如果甲当时这样说：
“约翰·韦恩说他是最适合写塞-缪尔·约翰逊传记的人，因为他和约翰逊属于同一类人。”
虽然你还必须再听甲说一些支持此观点的论据，但是你的回答肯定更及时，更有针对性。但是在前一个例子中，甲和乙的对话完全没有重点，没有提炼。
这个例子说明了总结性思想的重要性。当你听到“他这样做是因为他们属于同一类人”时，你的思维肯定比听到“他这样做是有3个原因”时更有准备，更容易理解随后听到的信息。“有3个原因”这样的话听起来索然无味，实际上也确实没有什么内容。如果一篇文章充斥着这种“缺乏思想”的句子，可以想象读者读起来会感到多么枯燥乏味。
避免使用“缺乏思想”的句子还有更重要的理由。这种句子会掩盖思考不完整的事实，使你错失了一个进行有逻辑性和创造性思考的绝好机会。对一组思想进行严谨的提炼、概括、总结，必然能够推动思维的发展。如果你已经得出了一个概括性的思想，你就可以在该思想的基础上用以下两种方式延续你的思路：
- 对其作进一步评论（演绎法）。
- 找出与之类似的思想（归纳法）。
但是在用这一过程产生新的概括性思想之前，你必须保证，原有的概括性思想，是根据一个适当的思想组，合理概括出来的，如图7-1所示。
举个例子，我的一位同事曾这样写道：“该公司存在两个组织问题。”然后列举这两个问题。这个句子就是一个“缺乏思想”的句子，所以他必须重写这句话。如果这句话下面列举的两个问题：1.都是组织问题；2.存在某种逻辑顺序，那么重写这句话是很容易的。但是，他似乎没有发现这两个问题之间存在任何逻辑顺序。
图7-1 抽象提炼、总结概括，推动思维发展
于是，他被迫思考这两个问题的根源以及两个问题的相似性。他发现，实际上他不是在泛泛地讨论什么“组织问题”，而是在具体地讨论“公司中需要更多授权的领域”。看到这一点后，他又很快发现，并非只有两个所谓的问题领域，而是有4个。此前他只看到了其中的一个问题领域。于是，他重新提炼总结了对这些问题领域的概括性结论：该公司的主要组织问题是没有进行授权，如图7 -2所示。明确指出了公司存在的问题后，他就可以将思维的重点转移到找出解决的方案上。
图7-2 “缺乏思想”的句子掩盖了思考不完全的事实
因此，多花一些精力从思想组提炼出正确的概括性思想非常重要。那么，应该怎样进行正确的概括呢？首先，如上一章所述，你必须检查该组思想的分组基础，保证其相互独立，完全穷尽（即：其逻辑顺序呈现的是一个有效的过程、结构或分类）。然后，你需要确定准备得出的概括性思想的语句类型。
思想的表达方式与其分组基础无关，可以是行动性语句，即告诉读者要做什么事；也可以是描述性语句，即告诉读者关于某些事的情况。
- 概括行动性思想（介绍采取的行动、行为、动作、步骤、流程）时，应说明采取行动后取得的结果（效果、达到的目标）。
- 概括描述性思想（介绍背景、信息）时，应说明这些思想具有的共同点的含义（共同点的意义）。
如图7-3所示，在概括归纳性的思想组时，应指出采取行动后产生的结果，或从其共性中得出某种结论。
图7-3 论证的形式决定概括的过程
提示
概括各组思想：
思想的表达方式可以是行动性语句，即告诉读者做什么事；也可以是描述性语句，即告诉读者关于某些事的情况。
- 概括行动性思想（介绍采取的行动、行为、步骤、流程）时，应说明采取行动后取得的“结果”（效果、达到的目标）。
- 概括描述性思想（介绍背景、信息）时，应说明这些思想具有的“共同点的含义”（共同点的意义）。
总结句要说明行动产生的结果／目标
商务公文中的很多思想都是行动性语句，即可以用“步骤”、“措施”、“流程”、“建议”、“目标”或“改革”之类的名词表示的语句。在编制操作手册、制订行动计划、介绍系统功能，或说明解决问题的方案时，都会用到行动性语句。但是，对行动性思想进行介绍、建立联系和总结概括，以说明采取某项行动的方式或某事运作的方式，是我所知道的最艰难的思维过程。世界上难以读懂的操作手册不胜枚举，以管理目标为手段进行管理而失败的例子更是数不胜数。
难点在于行动性思想之间的联系方式。我们知道，由于采取行动总是要达到某种目的，因此，对一系列行动的概括也必定是实施这些行动所产生的结果。任何一组相互独立、完全穷尽的行动性思想，加上其产生的结果，就能够形成一个独特的封闭体系。也就是说，如果某人采取了一系列具体的行动，就肯定能够产生此前已经说明的特定结果。由很多行动性思想组成的过程，可能包括一系列在不同层次上的独特的封闭体系，如图7-4所示。
图7-4 根据行动性思想产生的结果分组
到这一步还没有什么难处。问题在于：任何一组中的行动性思想，除了共同导致特定结果外，没有任何明显的关联。换句话说，虽然某些行动性思想可能分属不同层次上的原因或结果，但是所有的行动性语句看起来都相似，都可以用“你应该……”或“我们将……”之类的词开头，然后接上一个动词。因此，你无法从单独的句子看出行动性思想之间的联系，而必须根据你希望达到的结果作出判断。
也就是说，当你罗列出了一些你认为实现某一目标应当采取的行动时，你必须先指出这些行动应当达到的结果，然后才能判断自己是否遗漏了任何行动。但是，行动可能达到的结果又取决于共同实施的具体行动。这种行动与结果的相互依赖性使你难以理顺自己的思路，尤其是当你准备说明一个包括许多步骤和阶段的流程时更是如此。
别着急，还有一些能够帮助你理顺思路、轻松表达的技巧：
- 在将各行动（步骤、流程等）联系起来之前，先用明确的语句描述各行动（步骤、流程等）。
- 找出明显的因果关系组合，尽量将每一组中的行动、步骤控制在5个以下。
- 直接从这些行动、步骤、流程，总结、概括行动的结果、目标。
总结句要使用明确的词汇／语句
在一个由因果关系组成的多层级结构中，你可以说，“我做最下面这些事情是为了达到上一层的这个结果，我做上面这一组事情是为了达到更上一层的结果”，等等，依此类推。每一个思想都必须与其同组的另一个思想相互排斥（即没有重叠），而且每组中的思想对于上一层概括它们的思想而言，都必须是完全穷尽（即没有遗漏）。
在判断某组思想是否完全穷尽时，我们必须非常明确地指出期望这组行动能实现的结果或达到的目标，明确到就像手中拿着成品一样。举个例子，你不能含糊地说：“我做这3件事是为了提高利润。”因为利润提高10个百分点和提高2个百分点都是提高，但是为此而采取的措施肯定不同。
为了使读者理解得更清楚，也为了便于自己检查思路，你可以这样表达：“我做这3件事是为了在明年1月15日以前将利润提高10个百分点。”这种明确的措辞有助于判断你罗列的措施是否确实能够实现该结果。
当然，你想要达到的结果不一定总是可以用数字表达的目标，但是必定有某种明确的方式可以判断是否实现了这一结果。你可以采取一种有效的方法，就是想象一个真实的人确实采取了这些行动，以便了解他所能取得的结果，然后根据这一结果修改行动性思想的措辞。根据上面的判断标准，下面这个句子简直就是胡言乱语：
我们必须培养一种全球意识，使每一个人都认识到自己是全世界社会中的一员。
这句话想让我们做什么？我们怎样才能知道自己已经达到了这一目标？你能将一个已经“培养了全球意识”的人，与一个还没有做到这一点的人区分开吗？如果不能，就说明你根本无法了解作者的实际意图。更糟的是，你也没有办法想出为实现这一目标所必须采取的措施，即你无法回答“如何做到”这个问题，无法填写图7-5中的方框。从这个意义上说，上面这句话没有任何意义。当然，也可能有人认为这句话还是有情感价值的。
图7-5 无法回答“如何做到”
如果你用模糊的措辞表达一系列行动步骤，问题就更严重了，因为人们不可能理解你究竟想让他们做什么。例如：
为了就事论事，进行健康有益的辩论，尽可能降低将矛盾演化为冲突，特别工作组必须做到以下几点：
• 处理好各种个人态度问题。
• 与公司员工建立良好关系。
• 培养良好的谈话技巧。
• 有效安排和进行谈话。
• 学会求同存异。
特别工作组究竟要做到什么，才能保证进行健康有益的辩论呢？如果他们做到了这5件事情，将会达到什么结果呢？我们无法想象最终的结果，也就无法明确判断我们实现的结果就是这些步骤应当产生的结果。而且，由于不知道最终的目标究竟是什么，没有衡量成功的标准，我们也无法判断这5个步骤确实能够实现这一目标。
唯一能够避免出现这种问题的方法，就是强迫自己找到一个明确的最终结果、目标或里程碑，使你能够据此判断某步骤已经完成，然后根据这一结果修改各行动步骤的措辞。表7 -1列举了一个典型的措辞含糊的例子，并根据作者的真实意图作了适当修改。
表7-1 说明行动的措辞必须明确
你可以看到，修改后的句子比修改前容易理解了，因为修改后的句子能够使大脑产生某种形象。在阅读的过程中，如果读者能够“看到”某种形象，读者将对文章产生更大的兴趣。这种将结果明确化的方法对作者具有更重要的意义，因为能够促使作者进一步深入思考。
例如，在表7 -1中的例子中，当我假定我已经将制订计划的权力授予各地区后，我可以想象到各地区在制定年度计划。这会促使我进一步思考：除了这些计划，是否还需要做什么以达到更高的目标？譬如：
• 我怎样才能知道各地区制定的计划是否正确？
• 年度计划提交给我以后，我该怎么办？
也许除了授权，我还应当建立一个审核年度计划目标的体系；也许我还需要成立一个计划评估小组，管理整个计划编制过程。
但是，对于“加强地区作用”，我能够想象到什么？地区作用应当是怎样的一种意象？这种不明确性无法促进下一步思考。
在前面的图7 -4中，你可能已经注意到：在多级结构中，一项行动可能既是原因又是结果。因此，不论处于哪一个层次，每一个步骤（行动）的措辞都必须非常明确。如果某一项结果的表述不明确，你就无法判断你是否已经列出了达到这一结果的所有步骤。
例如，以下是另一作者建议采取的一系列行动步骤：
统计和追收逾期应收账款：
1．定期统计大额和中等金额应收账款的逾期时间。
2．根据欠账金额和逾期时间发出催款通知。
3．追收逾期账款。
4．长期逾期应收账款由公司董事解决。
5．必要时使用收账公司。
该作者认为，如果公司采取了这些行动步骤，就能实现最上面列出的目标。但是，这些目标本身就不明确（究竟如何“追收”逾期应收账款），而且多数步骤也不明确。听到我提出的质疑后，该作者说：“这很容易”，并画了表 7 -2。
表7-2 逾期账款时间表
他说，应收账款的逾期时间在1～6个月之间，金额在100美元到10万美元之间，他会这样做：
1．逾期1个月的账款，不要采取任何行动，只让财务部门按正常途径寄出账单。
2．逾期2个月的账款，由财务部门寄出催款通知。
3．逾期3个月的账款，由销售人员上门催收。
4．逾期4个月的账款，由公司董事催收。
5．逾期超过4个月的账款，交由收账公司办理。
他忽然说:“啊，我知道我应该怎么说了。”他在纸上写下了这样的文章结构：
减少应收账款：
1．将逾期账款按逾期时间和金额分类。
2．根据逾期账款的严重性分别按以下方式催收：
－财务部门 －销售人员
－公司董事 －追账公司
这样的思路显然更清晰，但是文章的主题思想仍然有问题。只有在收到账款后，才能减少应收账款。但是，以上任何步骤都无法直接导致收到账款。因此，如果该公司采取这两个步骤，将得到什么结果呢？也许是追收逾期账款的机制。
这时，我们可以看到明确的语言对指导思维的实际意义。一旦你明白你希望公司达到的明确的目标，是建立一个追收逾期应收账款的机制，你就可以回过头来再仔细想一想，这两个步骤是否足以建立这样的机制。我想，至少你还应当加上某种后续的步骤，也许是“要求销售部门不再向长期未付款的客户发货”。
使用明确的语言表达最终结果的必要性，无论怎样强调也不过分。除非你使用的语言达到了这一要求，否则你根本无法客观判断你列出的行动、步骤，是否包括了所有应当包括的步骤。
有人认为，他们可以通过使用疑问句绕过必须使用明确的语言这个要求。他们认为，对问题的回答将引出明确的结果。但是，这种方法实际上只能使你的思路更复杂，因为你避免不了要想象最终的结果，并确定这一结果是否正是你想要的。
请看下面的例子：
为了使内部和外部股东都能够看到战略联盟带来的广泛利益，并提供支持（股东同意），必须回答以下问题：
1．相关的股东是否相信此结盟行动符合其利益？
2．此举将对公司的声誉产生哪些影响？市场将作出什么反应？
3．主要高层管理人员是否愿意结成联盟（意识到此举不会对其权力和位置构成威胁）？
4．如果联盟可能对公司的任何个人或群体构成威胁，如何说服他们继续努力工作，以便在形成联盟后取得成功？
5．客户、供应商、现有的合作伙伴、金融机构和竞争者将如何反应？
判断这种提问方式是否有意义的最简单的方法，就是想象你派出5名亲信为你收集有关信息。他们每一个人回来后都会向你提供一份答案。你会得到5类不同的信息，这些信息之间也未必存在关联，如表 7 -3所示。
表7-3 5类不同的信息
你也可以想象，只有一名不很精干的同事为你提供帮助，时间非常有限，并且没有任何预算。什么方法能够最有效地指导该同事合理利用时间，最终使你得到一份让使股东们看到战略联盟的好处的计划？你可以这样做，如表 7-4所示：
表7-4 合理利用时间的有效方法
这样，所有的人都能够理解这一过程，而且这一过程的第一步（第一列）已经完成了。你现在只需派出一名同事完成第二步（第二列），完成第二步之后你进行第三步（第三列）。
再重复一遍，在讲述行动、步骤、流程等时，理顺自己思路最简单的方法，就是想象自己确实采取了这些行动，然后根据完成这些行动将产生的明确结果，修改各行动步骤的措辞，使之更明确、更具体。
提示
总结句要说明行动产生的结果：
- 在将各行动联系起来前，先用明确的语句描述各行动、步骤、流程等。
- 找出明显的因果关系，将每组中的行动、步骤控制在5个以下。
- 直接从这些行动、步骤、流程，总结、概括行动的结果、目标。
区分行动步骤的层次
多数人在说明一系列行动步骤时，都倾向于使用他们希望读者也使用的顺序，但是这样做会使他们把原因和结果都放在同一个层次上。
因此，你还需要掌握一种方法，即看到不同的行动、步骤、流程时，要有意地区分其层次，以便将每一个层次上的行动步骤控制在5个以内。这样可以使你更容易看清某一过程的总体结构，也可以使你在总结概括“结果（目标）”时，考虑采用较少的行动步骤。
区分行动、步骤的层次比较容易：如果你希望读者在采取下一项行动之前先采取某一项行动，那么这两项行动就属于同一层次；如果你希望读者采取前一项行动以便产生后一项行动，那么前一项行动就是后一项行动的下一个层次。看下面这个例子：
如果一家公司希望了解其电信方面存在的问题，可以用以下方案：
1．分析现有设备和使用情况。
2．确定需要更多（更少）电信支持的主要业务。
3．制定电信服务的目标。
4．组织研究人员进行评估。
5．检查与电信服务商的关系。
6．确定主要的技术选项。
7．控制内部通信成本。
8．研究设备服务政策。
9．检查现有的通信联系。
10．决定组织的方式。
人们很容易认为这个步骤表不需要再作什么处理了，因为如果一家公司需要获得能够提供良好支持的电信系统，就必须采取以上的所有行动步骤。但是，如果你将不同层次的行动区分开，你会得到这样的一张表：
1．制定电信服务的目标。（3）
－分析现有的设备和使用情况。（1）
－确定需要电信支持的主要业务。（2）
－检查现有的通信联系。（9）
2．成立项目组，选择适当的设备。（4）
－确定主要的技术选项。（6）
－研究设备服务政策。（8）
－检查与电信服务商的关系。（5）
3．建立公司管理框架。（10）
－任命电信中心经理。（？）
－建立成本控制系统。（7）
经过这样的组织，你不仅能够迅速理解该方案的内容，还能够对是否有遗漏作出客观的判断。例如，我们怎样确定需要电信支持的主要业务呢？又怎样建立公司管理框架呢？还有，也许公司应该有一位电信中心经理。
虽然你肯定应该区分行动的层次，但是不应该过度使用分类的方法。实际上，过度分类的情况很容易发生，原因也是因为人类有为事物分类的倾向。一些人，尤其是一些咨询公司的人，很喜欢将一个项目划分为“任务”、“目标”和“利益”，如图7-6所示：
图7-6 将项目划分为“任务”、“目标”和“利益”
这种分类，实际上假设分别被列为“任务”、“目标”和“利益”的行动步骤之间有清晰的界线。你要先完成“任务”，然后实现“目标”，再然后获得“利益”。这一顺序确实没错，但是其结构图应该如图7-7所示：
图7-7 更清晰的结构图
你可以看到，我们现在将“利益”、“目标”和“任务”分别放在金字塔结构纵向的3个层次上，而不是放在同一个层次上，因为只有完成了“任务”才能实现“目标”，实现了“目标”才能获得“利益”。它们之间应该是因果关系。但是，这样划分对理顺思路没有什么作用。也许我们可以说，标明不同的抽象层次可以使我们了解各个层次上的行动步骤的类别。即，当我们看到这个结构图时，就能知道某个具体行动是属于“任务”、“目标”，还是“利益”。
实际上，这样做根本没有意义。我们知道，行动、步骤、流程等是无法分类的；某些行动被归于一组，完全是因为它们能够共同产生某一特定结果。对行动、步骤等分类必定会造成重复，因为“任务”、“目标”和“利益”之间并没有本质的区分。组织各种行动、步骤等唯一合理的方法，就是根据其产生的结果归类分组。
举个例子，一家咨询公司受聘为一家企业培训其员工的战略规划能力。这家咨询公司把建议采取的行动分了类。该咨询公司建议执行6项任务，这6项任务又要求公司制定5个目标，实现这5个目标以后，可以取得三大利益。各行动步骤简化如下，如表7-5所示：
表7-5 简化后的行动步骤
有一个好方法可以理顺这样的一系列思想，即尽量砍去其修饰成分，只留下最本质的核心内容，然后找出其中的重复部分。如果我们对以上思想采用这个方法，会得到什么呢，请看表7-6：
表7-6 修改后的行动步骤
现在，重复的部分和不同的抽象层次都比较容易看出来。你可以根据行动产生的结果重新建立一个金字塔结构，如图 7 -8所示。
图7-8 根据行动产生的结果建立金字塔
然后，只要稍加思考，你就可以得出下面的思路：
我们将迅速使贵公司掌握战略规划知识。（2、7、13）
1．对两个产品咨询小组，进行有关战略规划方法和概念的培训。（1、12）
2．根据贵公司现有的规划机制调整教学内容。（4、5、8、9）
3．在下一个规划周期中，与贵公司员工一起应用所学概念。（3、6、10、11、14）
至此，你已经根据行动的结果、目标，而非行动的类别，正确组织、理顺了行动。
直接概括行动的结果
将某一系列行动的所有步骤都理顺后，你将遇到处理行动、步骤等最艰难的一关——总结概括其结果（效果）。对于这一关，我没有简便易行的好办法，只能说：
• 该组行动、步骤之间必须相互独立不重叠，完全穷尽无遗漏。
• 总结概括性语句，必须说明完成各行动步骤后导致的直接结果，且措辞必须明确、具体。
你可以用这两条规则衡量你的每一步思路。在前一个例子中，如果该公司拥有训练有素的人员、合适的规划机制和战略规划知识手册，显然就具有了制定正确战略的能力，但这并不等同于该公司能制定出正确的战略。同样，我提出的这两条规则也不能保证你肯定能完成正确的概括。
我只能介绍一些我修改过的例子，并告诉你我的想法。下面这个例子使用的语言比较模糊。
为了提高在伦敦市场上的股票销售量，我们应当：
• 按地区、按客户的收入潜力，将客户排序。
• 确定希望在各地区达到的市场占有率。
• 相应调整销售力量的分配。
一看到这一组行动步骤，我就想：“做这些事情的目标不明确，因为即使我只多卖了一份股票，也算是提高了销售量。”然后，我又提出疑问：“如果我对客户收入排了序，确定了市场占有率，也重新分配了销售力量，将会达到什么结果呢？或者说，如果我不这样做，会有什么结果呢？”然后我就想到这样修改其总结概括性语句：
为了提高伦敦市场上的股票销售量，我们需要将资源重点集中在潜力大的客户身上。（怎样做到这一点呢？）
这个概括性的句子读起来显然比原来的句子更有意义，因为这个句子提出了一个观点，而原来的句子只是一个“缺乏思想”的句子。这个句子迫使读者提出“怎样做到”的疑问，因而使读者更容易理解作者随后提出的观点。作为作者，你自己也可以检查所列的步骤是否能够达到这一结果。
再举一个语言模糊的例子：
为了改善蓝领阶层的培训状况：
• 应向企业决策层表明，政府非常重视对劳动者的培训。
• 应设计一个培训课程的总体框架，让培训讲师准备。
• 应通过劳动者向上施压。
在本例中，因为每一个句子都比较复杂，可以先找出每一个句子的核心内容，然后继续下一步。首先，找出每一个句子的真正主题：
• 企业决策层
• 培训者
• 劳动者
然后，问问自己：为什么我们只讨论这3个主题，而不包括其他的？这些主题之间有什么共同之处？答案是：这3个主题似乎都是培训体制中的参与主体。
接下来看看每个句子是怎样对各自的参与主体采取行动的：
• 向其表明重要性
• 为其设计总体框架
• 通过其施加压力
这3种行动有什么共同之处？答案是：它们都是某种推动因素。现在，我们可以比较肯定地将上面的例子概括如下：
为了改善蓝领阶层的培训状况，我们必须提供一些推动因素，促使培训体制中各参与主体支持培训。（我们应当怎样做？）
同样，这种概括也比原来的概括更有意义，既能引导读者按你的思路去理解，也能使你检查行动步骤是否完整、全面。
最后，再举一个语言模糊的例子，是关于一家公司的产品开发问题。
产品开发面临的问题包括：
1．如何将公司和市场希望该产品应具有的功能，融入产品开发过程？
2．如何针对不同项目安排和分配公司的资源？
3．如何缩短产品开发时间，同时考虑到营销人员的需求？
4．如何组织和管理公司的研发资源，以满足投产时间的要求？
5．如何使公司内、外了解有关信息，以尽量提高产品上市的力度？
6．如何促进研发人员和管理人员在产品开发方面的合作？
按照我们一贯的步骤，首先应将各个句子尽量简化，以便于思考：
1．开发适当的产品
2．合理分配资源
3．高效完成
4．及时完成
5．有效营销
6．研发／管理人员合作
然后，我们再将其划分为一些小组：
1．确定满足市场需求的产品
－包含所需的功能（1）
－满足营销人员的需要（3b）
2．尽量在最短时间内完成开发（3a）
－合理分配资源（2）
－使研发时间符合投产要求（4）
－加强研发人员及管理人员的合作（6）
3．以最有力有效的方式将产品推向市场（5）
接下来，需要概括出主题思想。如果我们完成了这3个步骤，将得到什么结果？显然，我们将抢在别人之前推出市场所需的产品，并达到最高的销量。
在作出概括之前，我们还应当回过头来，想想一般人对产品开发问题都了解些什么。我们知道，最先推出某种产品的企业能够抢占市场先机，而且产品更新换代的速度也越来越快，因此，对企业来说，缩短产品研发周期是首要任务。具有这些背景知识后，我们可以合理假定，该作者希望表达的思想应当如下：
产品开发面临的主要问题，是我们能否比竞争对手更有效地应对市场需求。（我们如何迅速有效地应对市场需求？）
1．我们能否发现市场需要的适当的产品？
2．我们能否缩短产品上市前不必要的时间延误？
3．我们能否进行有效的营销，以最大限度地提高销售量？
相信现在你已经知道，条理清晰地表达行动性思想绝不是一件容易的事。这是一项艰难的脑力劳动，但是，如果不这样做，就会给读者造成极大的阅读困难。因此，你应当按照我们曾经讨论的步骤，努力完成这一艰难的过程：先用明确的词汇、语句表述各行动、步骤、流程等，然后区分不同的抽象层次，再直接从各行动、步骤、流程等总结概括出行动的结果。
从一系列结论中得出一个推论，也需要进行一个类似的过程，但是这一过程会更轻松一些。在这一过程中，你要做的不是努力想象一系列行动可能导致的结果，而是尽力从一系列相似的语句中发现其隐含的思想、概念、意义。
提示
直接总结行动产生的结果：
- 该组行动、步骤之间必须相互独立不重叠，完全穷尽无遗漏。
- 总结概括的语句，必须说明完成各行动步骤后导致的直接结果，且措辞必须明确、具体。
- 先用明确的语句表述各行动、步骤、流程等，然后区分不同的抽象层次，再直接从各行动、步骤、流程等总结概括出行动的结果。
找出各结论之间的共性
我们在前面提到过，写作中表达的思想或者是行动性思想，或者是描述性思想，这些思想或者是告诉读者做某事，或者是告诉读者关于某事的情况。描述性思想通常可以用“原因”、“问题”或“结论”之类的单一名词表示。将此类思想分类的基础，是这些思想具有某种共性。
我们先回顾一下第6章“确定逻辑顺序”中介绍的关于分类的知识。当你说“该公司存在3个组织问题”之类的话时，实际上你是从该公司所有可能的组织问题中分出了一部分，如图7-9所示：
图7-9 根据某一共同特点分类
因此，将这3个组织问题作为一类，本身并没有太大的意义。这只是思维过程中的第一步，列出一些可能值得思考的思想。我们要做的第二步，是通过找出这些思想之间的共同点，证明这些思想确实属于同一类，因而有理由将其与其他思想区分开。我们要做的第三步，是明确说明这些思想之间的共同点所具有的普遍意义，即要提出一个新的思想。至此，我们才能说完成了自己的思维过程。
许多商务公文的作者都止步于第一步，这也许是因为他们没有认识到第 二步和第三步的重要性，但更有可能是因为从一系列思想中得出推论是一项艰难的工作。你必须做到以下几点：
• 找出将这些思想联系在一起的结构上的共性。
• 寻找这些思想间更密切的联系。
• 完成归纳跃进，概括出主题思想。
找出结构上的共性
如果某些思想具有某种共同的特点，这些思想就可以联系在一起。我们在第5章“演绎论证与归纳推理”中已经了解到，表达思想的语句必定有一个由主语和谓语组成的结构。因此，如果这些语句符合以下要求，就说明这一组思想具有某种共性：
• 针对同一类主语。
• 针对同一类谓语（动作或对象）。
• 具有同一类隐含的思想。
这里所说的“同一类”不是指完全相同，而是指属于同一范畴，或能够用同一个单一名词表示。
如果这组句子的主语完全相同，你就要找出谓语之间的共性；如果谓语的动作或对象完全相同，你就要找出主语之间的共性；如果主语和谓语都不相同，你就要找出其隐含的意义之间的共性。
找出语句之间的共性，尤其是当语句的用词比较正规时，可能比你想象的难得多，因为句子所用的语言可能妨碍你进行细致的思考。譬如，我们都看过关于“5个因素”、“7个主题”、“4个要点”、“7个习惯”之类的文章，可能很少对其这种说法提出疑问。实际上，我们应当透过语言的掩饰，看到其思想的本质结构。
例如，下面这篇文章的结构是我们经常看到的：
新的计划与控制体系具有4个特点：
1．计划周期及附带控制体系应以年度为基础。
2．计划应通过综合系统制定。
3．计划应自上而下地编制。
4．计划体系将区分现行做法与计划进行的改革。
乍看之下，这一组思想似乎可以接受。语句的语言比较正式，容易使人认为作者是在表达有意义的思想。但是，我们还是可以看出，最上面的概括性语句属于“缺乏思想”的语句。
如果我们试图透过语言的外表，探寻这些语句真正表达的思想，我们首先看到的是：这些句子的主语几乎完全一样——都是计划或计划体系。那么，这些句子的思想之间的联系必定在谓语上。这些谓语的意义分别为：
－以年度为基础
－综合制定
－自上而下制定
－区分现行与未来做法
将语言的外衣剥去后，你可以看到，这一组思想实际上并不能支持同一个思想。你可以问问自己：具有这4个特点的计划体系有什么意义呢？虽然这4个思想分别都成立，但这并不足以证明它们之间存在某种关联，而最上面的那个“缺乏思想”的句子，则阻碍了我们对其进行深入的思考。
正如本章开头说过的那样，深入思考的目的，就是要首先得出推论。上面例子列出的这一组计划与控制体系的几个特点，无法使你得出一个概括性的结论，因而也无法指导你的思维得出关于此主题的新的想法。事实上，经过大量修改后，原作者终于明确表达出了他的思想：
新的计划与控制体系的目标，是通过以下方式，使公司的所有部门都将工作重心放在提高利润上：
• 要求每个部门提供年度利润计划。
• 在每个管理层级上协调各部门的计划。
• 根据利润计划监督管理人员的工作。
•要记住：如果你无法在一组被列为“问题”、“原因”或“结论”的思想中找出明确的逻辑关系，就像上面这个例子一样，那么这一组思想中必定存在问题，你也必须重新进行思考。
上面这个例子只涉及4个思想，因而比较容易找出问题。但是，大多数文章阐述的思想都超过4个。在这种情况下，除了要找出其共性之外，还要找出它们之间更密切的联系。寻找更密切的关系
下面是对一个信息系统产生的信息提出的5点意见，其共性体现在每个句子的谓语（动作）上：
1．有关核算、预算和调查的数据应当更新。
2．现在需要有关各类员工的经常性人事变动的数据。
3．应当收集招标中的竞争信息，以便监控不同市场的竞争激烈程度。
4．现有的有关市场上薪酬水平的信息不够充分。
5．需要有关部门和固定的项目资金的数据。
简化后如下：
有关信息
1．应当更新
2．现在需要（有关信息）
3．应当收集（有关信息）
4．不够充分
5．需要（有关信息）
可以看出，以上思想可以分为两组：
• 认为有关信息不存在（2、3、5）。
• 认为有关信息存在，但不充分（1、4）。
这两组思想实际上是对原有思想又进行了一次分类。那么，为什么只有这两类问题，而不包括其他问题呢？这两组问题之间有什么共同点，从而使作者认为应当将其列在一起呢？也许是因为，这些问题都表明，该系统产生的信息对计划目的没有帮助。因此，作者应当得出的概括性思想应为：
目前建立的计划体系所产生的信息，对计划目的没有帮助。（为什么？）
• 或者所需信息不存在；
• 或者所需信息存在，但不充分。
确定了概括性思想之后，你就可以应用逻辑顺序的概念，检查该信息系统是否还有什么问题被作者遗漏了。譬如，此例中的作者也许可以再检查一下是否存在“所需信息存在，也很充分，但提交的格式不适当”之类的问题。
找到适当的概括性语句的主要价值，是可以帮助你发现自己的真实思想。概括性语句还可以提前把作者的思路告诉读者，使读者做好准备，以便更快地理解作者的思想，更有把握信任作者的思路。当然，如果你说明的问题没有遗漏之处，读者也不太可能质疑你的思路。总之，适当的概括性语句能够减少文章的枯燥感，增加阅读者的兴趣。
下面这段文字就比较枯燥乏味：
如您所知，我们的信息系统评估结果显示：
1．您要求信息系统项目经理提供有关到期日期的信息，以不延误战略性业务项目。
2．有些项目经理缺乏经验。
3．信息系统允许错过预定日期，而不是用创造性的方法满足预定日期的要求。
4．现有的系统开发方法、工具和技术不统一。
5．项目经理们没有安装过如此大型、复杂的重要系统。
6．项目经理接受的脱产或在职项目管理培训较少，实践经验有限。
7．您的重要项目（如：集团及个人项目）的预算、时间和计划的要求都很高——在您的时间期限内完成工作可能有一定风险。
8．现有的系统开发周期不支持快速应用开发、联合应用开发及原型开发等客户端或服务器端的开发技术。
按照我们的检查流程，可以很容易找出最核心的内容：
1．需要到期日期信息
2．项目经理经验不足
3．有错过日期的危险
4．工具的使用不统一
5．未做过如此大型的项目
6．经验有限
7．担心误期
8．没有适用的工具
然后，无论你是否了解这一主题，你都可以将以上思想组织得更清楚、更有意义。
我们对贵公司信息系统部门的评估显示，贵公司的项目经理们有可能无法按预定日期完成工作。（3、7）
• 他们在此类项目上的经验有限。（2、6）
• 他们未安装过如此大型、复杂的系统。（5）
• 他们缺乏对所需方法、工具和技术的应用能力。（4、8）
在上面这些例子中，找到能够总结其下一个层次思想的概括性思想相对比较容易。但是，有时一些具有共性的句子所隐含的意义却难以被揭示出来。这时，就需要进行所谓的归纳跃进（inductiveleap），以便将其隐含的意义明确呈现出来。而想象该组思想之间关系的来源，则是为归纳跃进准备的“跳板”。
完成提炼总结概括的完整思考过程
以下是一名咨询顾问在一次说明会上，就是否应当进入汽车配件市场（火花塞-、轮胎等），提交给客户的说明材料的要点。
我们的结论：
1．市场巨大，且正以较高的速度增长。
2．配件市场有利可图。
3．市场的主要特征显示，进入该市场有较大的障碍。
4．总体趋势可喜，但由于一些不确定性，部分细分市场的前景尚不明确。
5．总体上看，该市场有吸引力，但是也高度分散。
这些思想实际上可以分为两组：
• 有利因素：市场巨大、正在增长、有吸引力、有利可图、形势可喜。（1、2、4、5）
• 不利因素：进入市场的障碍较大、存在不确定性、市场分散。（3、4、5）
我们可以立刻总结出有利条件。显然，如果市场巨大、正在增长、且有利可图，那么肯定有吸引力。此外，形势可喜也说明该市场具有吸引力。我们先将这一有吸引力的市场想象成一个圆圈，如图7-10所示：
图7-10 有吸引力的市场
不利因素概括起来就不太容易了。市场分散说明这个圆圈中必须分成若干部分。但是不确定性却使其中一些部分的前景不太明确，也就是说，有一些部分看上去必须与其他部分不同，如下图所示。最后，由于还存在进入市场的障碍，我们在圆圈的前面画了一条线表示障碍。
现在，来看看图中的两个句子之间是否存在归纳性的关联。通过以上这种想象，我们能够得出什么结论呢？
• 只有部分细分市场具有吸引力。
• 这些细分市场将难以进入。
这两个句子之间是否存在归纳性的关系呢？“具有吸引力”和“难以进入”之间有没有共性？答案是没有。因此，如果这两个句子之间存在逻辑关系，这种逻辑关系只能是演绎性关系：
只有部分细分市场→这些市场将→因此，
有吸引力 难以进入
因此什么？这次推理无法得出结论。因此就算了？因此花大本钱也要进？还是因此要请我们制定一个谨慎的战略？这个例子再次说明，人们在难以得出明确结论的时候，很容易写一句“缺乏思想”的句子应付了事（如本例），而不是努力完成自己的思路。
有时你会遇到一些看上去像描述性，但实际上是行动性的思想。这时，你可以先认为它们具有某种共性而分为一组，然后，如果你能够想象出这些思想可以共同产生的结果，再将其转变为行动性语句。例如，假设你读到下面这些句子：
在资源分配过程中有4个需要管理的变量：
• 活动的顺序和时机
• 定义负责人的任务
• 定义对信息的需求（内容和形式）
• 决策过程
为什么只有这4个变量，而没有其他变量？这4个变量之间有哪些共同点，使作者把它们列在一起？如果你试图用更明确的语言表达这些思想，以找出其中的逻辑顺序，你就会发现原作者实际上谈论的是4个步骤，他的本意应该是这样：
在资源分配过程中的主要管理任务，就是使适当的人员及时、充分地参与工作。（如何做到？）
• 说明项目计划活动的顺序和时机。（1）
• 确定需要作出决策的问题。（2）
• 配置参与工作的人选。（4）
• 确定所需的信息。（3）
这并不是说描述性思想不能采用时间顺序。例如，下面是关于某家企业销售方案的一些语句，我们可以用时间顺序重新整理：
我们的销售方案可以通过改善以下方面，向客户展现全新的形象：
1．进行更有效的机会分析，以保证我们充分利用资源。
2．协调各种方案，包括设计一个关于方案编制的单一质量工序、制订方案内容和形式的标准，以及建立一个连续提高质量的系统。
3．尽量再利用方案信息。
4．与整个企业及整个行业一起分享制订方案过程中的经验教训。
5．使方案的准备更具成本效率。
6．进一步缩短反应时间。
7．将制订方案的过程作为关注客户需求的销售工具（而不是传递技术信息的机制）。
如果按照我们的标准检查过程（找出共同点、得出结论），我们可以将以上句子合并为3个句子，并按各个句子的行为发生的顺序排列。
我们的方案不是有效的销售工具：
1．我们没有提供有说服力的信息。（1、4、7）
2．我们没有使销售方案看上去很优秀。（2）
3．我们制订方案的过程过长。（3、5、6）
在你准备费尽心思地概括出一句总结性的思想之前，我想先说明一点：你没有必要在通篇写作中，每次都非常严格地执行这一步骤。这并不是因为这样做没有用，而是因为你没有必要每次都使用非常精确的语言——读者都有一种将所获信息纳入其已有知识体系，进而理解和预测的倾向。因此，如果你确定你的推理过程是有效的，你也可以使用一个不是很精确的概括性语句。
如果我们做到下面几点，我们的销售方案就能够向客户展现我们全新的形象：
1．提供更有说服力的信息。
2．使方案看上去很优秀。
3．迅速完成方案。
从本章的讨论中，你可以了解到：不能简单地把一系列思想堆放在一起，并假定读者能够看出其中的意义。每一组思想都隐含着一个总结性的思想，这个思想能够呈现该组思想之间关系的本质。你应当首先使自己明确了解各组思想之间的关系，然后向读者指明这种关系。
进行任何一次分组时，都要问自己一个问题：“为什么我只列出了这些思想，而不列出其他思想？”对此的答案应当是：
• 这些思想都具有某种共性，而且是以这种方式相互关联的仅有的一些思想。
－在这种情况下，该组的概括性思想，应当是该组思想的共性所隐含的意义。
• 这些思想都是为实现某一结果而必须同时采取的行动。
－在这种情况下，该组的概括性思想，应当表明采取以上行动后产生的直接结果。
如果你按照这种方法，强迫自己认真思考和检查每一组思想，那么你向读者表达的思想将会非常清晰、明确、具体，而且你还有可能发现一些在此之前没有想到的有意义的思想。
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