第11章 在 PPT演示文稿中呈现金字塔
如果可以选择，大多数人都愿意通过口头而不是书面表达组成金字塔的思想观点。在他们的想象中，视觉演示只不过是以PPT演示文稿的形式作报告。因此，他们把这项工作看成是把金字塔结构转换成文字幻灯片（即只有文字无图表的PPT），需要的话再加上一些图表，然后站起来作一番解释。
如果事情真这么简单就好了。问题在于视觉演示是面向现场观众的。周围环境往往极不舒适，有时糟糕到你甚至希望换个地方。观众的反应不仅不可预测，而且注意力很不集中。因此，你的大部分工作是预测观众可能的反应，时时努力让他们集中注意力，激起他们接受你的信息的热情。换句话说，你必须取悦观众。商业演示和其他任何娱乐形式一样，也需要艺术性。
你必须会“作秀”。“作秀”需要明星、剧本、故事情节和技术上出类拔萃的视觉元素，另外还要考虑一些无形的因素，如时机、节奏和悬念等。这一整套技巧远不是“以幻灯片的形式作报告”那么简单。
如图 11-1所示的是一个典型的商业演示幻灯片：
图11-1 商业演示幻灯片
指导原则
职业健康护理部门供应链的愿景是根据以下指导原则设计的：
- 新的供应链设计应在部门成本允许的前提下使最终用户的满意度最大化；
- 供应链重组工作应面向未来……任何新愿景和 /或供应链流程的设计都必须考虑健康护理政策和供应方 /付款方的反应；
- 供应链设计需要体现专业部门的产品特性；
- 流程必须向各利益方提供可说明的财务报表和可衡量的服务；
- 管理供应链活动的各项任务和职责应合理安排给供应链的各参与方，以保证它们能得到最迅速有效地执行；
- 对那些共同的和跨部门的无差别活动，如果整合能在保证服务质量的同时带来显著的成本杠杆效应，应加以整合；
- 对那些特殊的和在公司之间存在差别的活动，如果分权能在保证服务质量的同时带来成本杠杆效应，应由各独立的公司继续经营。
不难看出，这只是一份项目清单，而不是对一系列相互联系的思想观点的深入透彻的概括。7条原则已经不算少了，但如果演示者手里拿着50或 60张类似的幻灯片，每张幻灯片都逐字逐句地念给听众听，听众可能会觉得乏味至极。更糟糕的是，演示者演讲时的遣词造句和屏幕上显示的往往不一样，结果是听众一片困惑。
幻灯片制作大师基恩·泽拉兹尼把这种演示方法称为“视觉朗诵”（visual recitation），而不是视觉演示。但某些幻灯片作者辩解说，“采用这种方法可以避免遗漏” ，以及“我们在演示结束后会发讲义” 等。
为了掌握取悦听众的演示技巧，除了需要付出艰苦的努力外，还应接受关于如何公开演讲以及如何调动听众积极性的正规训练。许多咨询公司都向员工提供这方面的课程。为了吸引受众的注意力，下面是设计PPT演示文稿的人必须了解和掌握的最基本规则：
• 文字幻灯片应只包含最重要的、经过适当分组和总结的思想（观点、论据、建议等），叙述时应尽量简洁；
• 演示文稿应图文并茂，使用各种图表（图、表或示意图）相配合；
• 演示文稿应呈现经过深思熟虑后的故事梗概和剧本。
演示文稿包括两类幻灯片——文字和图表（图、表或示意图），理想的比例是图表占90%，文字占10%，其各自的作用是：
1．说明演示文稿的框架结构（文字幻灯片）。
2．强调重要的思想、观点、结论、论点、建议或要采取的措施等（文字幻灯片）。
3．阐明单用文字难以说清楚的数据、关系（图表）。
本章中，我不会对如何制作幻灯片和如何演示作太多、太细的解释。本章会介绍一些制作文字和图表幻灯片的原则，并解释在制作演示文稿的幻灯片时，是如何从金字塔结构转换成故事梗概/剧本（讲稿）的。
设计文字PPT幻灯片
制作现场演示用的文字幻灯片时，需要强调的是，只有你，演示者，才是表演的明星。房间里所有听众最感兴趣的不是幻灯片，而是你。幻灯片只不过是视觉上的辅助手段，其作用主要是让演示更加生动。因此，你所说的和你在屏幕上演示的应该有明显的区别。
清楚你要说的内容
下面举例说明实际讲稿（讲义）和文字幻灯片的差别，如图 11 -2所示。实际讲稿如下：
现状
杰克逊食品公司的未交订货的数量一直非常高。在PMG业务领域，不能完全按订单供货，将不可避免地导致市场份额下降。
• 生产问题是造成目前状况的原因之一。
• 供应链流程不连贯和管理不善，使生产问题更加复杂。
• 供应链和生产流程缺乏紧密配合，难以解决未交订货问题，也不能集中保证重点客户和重点产品。
文字幻灯片如下：
图11 -2 文字幻灯片
好的幻灯片总是尽可能直接简单地传递信息，不把文字（或幻灯片）浪费在那些可以通过口头表达的转折性或介绍性语言上。当然，这就意味着，对未参加会议者来说，发给他们幻灯片，不如讲义那么清楚易懂。为了解决这个问题，一些人把幻灯片和讲稿糅合在一起——这是一种一石二鸟的有效方法。但是，在这种情况下，讲稿应该写成大纲的形式，并略去许多过渡性的语句。
另外，文字幻灯片最好只用于强调金字塔中的主要论点，如图11 -3所示。
清楚你要演示的内容
决定一张幻灯片的内容，应牢记以下指导性原则：
1.每次只演示和说明一个论点
除非你想先列出摘要或列表中的一组论点，其他论点在接下来的幻灯片中再完全展开。
图11-3 用幻灯片呈现金字塔中的主要思想（论点）
2.论点应使用完整的陈述句，而不是标题性语言
你可以用一两个词或一个简短的陈述句提出观点，例如：
销售前景 vs. 销售前景看好
显然后一种说法不会让听众误解你的论点。
3.文字应尽量简短
每张幻灯片最好不要超过6行或约30个单词。如果一张幻灯片难以说清楚一个思想观点，可以使用多张幻灯片。
4.使用简单的词汇和数字
使用一长串单词、技术术语或者复杂的词组，会分散受众的注意力。数字也是越简单越好，比如490万美元就比4876987美元更容易让人记住。
5.字号应足够大
32是个非常有用的数字。用最远一位观众到屏幕的距离（英尺）除以32，得到的就是可以看清楚的最小字号（英寸）。所以，如果从16英尺远的地方看屏幕，屏幕上的字号必须是1/2英寸（16÷32 =0.5）。同样道理，如果已知屏幕显示文字的字号（英寸），乘上32，就得到可以看清楚屏幕上文字的最远距离。所以，如果站在24英尺以外，就无法看清楚字号为3/4英寸的文字（0.75×32=24）。唯一一种不让观众看清楚幻灯片文字的情况，是演示者为了说明某一状况的复杂性。这时，演示者可以向听众承认自己是故意这么做的。基恩先生不同意我的观点，他说：
我不愿意向听众承认自己故意使幻灯片文字看不清楚，我觉得那么做是在逃避。有必要在屏幕上演示的内容，就有必要让观众看清楚。而且把复杂性与幻灯片无法辨认等同起来，不是高明的说明复杂性的方法。如果幻灯片文字清楚，则成功的可能性是98%。剩下2%可能因为你不应该使用视觉演示。
6.注意幻灯片的趣味性
趣味性取决于布局、字号的选择和颜色的运用。基恩先生最有意思的方法之一是“让幻灯片动起来”。由于幻灯片在外观上雷同，堆放在一起难免令人乏味。但如果把文字幻灯片看成是文字的展示，而不是数据或图表的展示，就能通过显示思想之间的相互关系，制作出更加美观、赏心悦目的幻灯片。如图11-4所示是对基恩先生方法的说明。
7.用逐级展开呈现，提高趣味性
提高趣味性和降低复杂性的另一种方法，是让幻灯片的各个部分逐一显示，这样可以边演示边解释，整张幻灯片不至于显得主次不分。图11 -4也可以用来说明这种方法，可以先只显示最左侧的圆圈，然后显示中间的3个圆圈，最后显示右侧的方框。
图11-4 制作吸引人的幻灯片
设计图表PPT幻灯片
文字幻灯片使用的是熟悉的交流工具——文字。但图表幻灯片（简图、曲线图、表格和示意图）采取的是不同的交流手段——视觉关系，可以用来向观众介绍大量的数据和单凭文字无法传达的复杂关系。
图表幻灯片传递的信息应该尽量简单易懂，因为观众没有机会对它们仔细研究并找出各个部分的含义。如果图表过于复杂、过于详细，或过于分散，就会把大量宝贵的时间浪费在解释上，而不是用在讨论上。当然，也不排除有时非常复杂的图表会随着演讲者展开观点而变得简单。但一份演示文稿最好不要有超过一个或两个这样复杂的图表。
图表幻灯片通常用饼图、条形图、柱状图、曲线图或散点图，表示某一结构或流程的组成部分，或形象地显示数据。图表回答的问题一般分为5类，如图11-5至图11-9所示。
• 有哪些组成部分？ • 有何变化/如何变化？
• 数量如何比较？ • 各项如何分布？
－与总数比较？ • 各项之间的相关性？
－相互之间比较？
－随时间变化？
制作图表幻灯片的诀窍是：确定你想用图表回答的问题，把答案作为图表的标题，然后选择最适合表现论点的图表样式。
图表的标题一定要直接传递信息，要么用一个完整的句子，要么用一个含有动词的短语，才能保证图表给观众的视觉印象和所要传达的信息一致。比如，“各地区利润份额”所包含的信息，要比“西部地区约占利润的一半”少得多。
图11-5 有哪些组成部分
图11-6 数量之间如何比较
图11-7 有何变化/如何变化
图11-8 各项如何分布
图11-9 各项之间的相关性
图表标题标明论点，还能最大限度地减少混淆，因为不同的观众有不同的观点、背景和兴趣，关注问题的角度也不同。好的图表标题能立刻让观众的注意力集中在你希望强调的数据方面。
故事梗概
了解文字和图表幻灯片的要求后，就可以开始制作整个演示文稿了。从金字塔结构到演示文稿，我通常采用以下方法：
1．序言尽量写得详细，把每个你想说的词汇按照你希望的顺序写下来。这样做不仅可以保证没有遗漏，还可以再次检查你回答的问题是否仍然是受众想问的。
2．用写故事梗概的形式。每张幻灯片写作的顺序，从上往下依次为序言各要素、关键句要点和关键句下一层次的论点。
3．初步决定你准备采用的呈现方法。这时你可能还没有准确的数据，但只要知道数据的类型和想要表现何种关系即可。
4．准备好每张幻灯片的讲稿，确保整个演示像讲故事一样流畅。
5．完成幻灯片的设计和绘图。
6．排练，排练，再排练！
可以用一张白纸写最简单的故事梗概，把它分成若干个区域，每个区域代表一张空白幻灯片，写上你想要阐述的要点，并说明哪些需要用文字幻灯片，哪些需要用图表幻灯片。
图11 -10展示的是一个典型的金字塔结构，图11 -11是根据金字塔结构，用故事梗概的形式制作的幻灯片。记住，在每张幻灯片的上部写一句话或一个短语，传达幻灯片将阐述的观点，可以在你演示时和听众听讲时起提示的作用，尤其是当幻灯片在屏幕上停留时间很短的时候。
图11-10 从金字塔入手
图11-11 用故事梗概的形式写序言、关键句要点和下一层次要点
本章只讨论了把金字塔中的思想转换成演示幻灯片的常用方法，还远未涉及如何进行详细的计划和分析，使演示能充分调动听众并取得满意的效果。我推荐安东尼·杰伊的书《有效演示：借助语言和视觉辅助手段表达思想》（Effective Presentation: The Communication of Ideas by Words and Visual Aids），由管理出版有限公司（Management Publications Ltd.）于1970在伦敦出版。（在美国出版时书名为《新演讲术》。）
该书详尽说明了如何考虑听众、会场布置、演示技巧和排练等，充满各种深邃的见解。我最喜欢的一条是“演示是参会者给予演讲者的一种恩惠”，确实值得铭记在心。
提示
设计PPT演示文稿应掌握以下基本规则：
- 文字幻灯片只包含最重要的、经过分组和总结的思想（观点、论据、建议等），叙述时应简洁。
- 演示文稿应图文并茂，使用各种图、表、示意图，更形象更直观，更有冲击力。
- 演示文稿应呈现经过深思熟虑的故事梗概和剧本。
演示文稿中，图表幻灯片占90%，文字幻灯片占10%：
- 说明演示文稿的框架结构（文字幻灯片）。
- 强调重要的思想、观点、结论、论点、建议等（文字幻灯片）。
- 阐明单用文字难以说清楚的数据、关系（图表幻灯片）。