2. 第二级：约法三章

在你理出、保存或丢弃不需要的物品之后，必须要进行下一项任务：留下来的资料和办公用品一定要合理地整理和归置，以便未来能快速便捷地找到它们。这一步骤其实就是给这些物品找个“家”。

我们了解生产的基本原则：“所有东西都有一个去处，所有东西都有它的去处。”这意味着：人人都知道某种特定的资源身处何方。这一基本原则同样可以运用到办公室中。

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另外，你有必要仔细推敲日常办公室工作的流程。制定一个好的标准可以减少损耗。

有些人认为，索然无味的规定禁锢了创造力。在此，我将帮助你克服这种观念，正面地理解规定。日本人认为：“规定是做事最简单、最轻松和最保险的方式方法。”

规定的意义在于简化而非束缚。规定带给你需要的自由空间，它能使你轻松应对工作并专注于本质。

规定带来自由空间

规定有以下功能：

它可以帮助你巩固改善后的状态，（如图）将楔子置于球的下方。

它可以作为供员工使用的信息、培训和评价标准。

已经达到的标准组成了后续优化工作的出发点。

客观、易懂、明确和简明的规定能够帮助你避免重复犯错。

在你的私人空间中，比如厨房里，就能找到关于规定的好例子。摆满刀叉和汤匙的抽屉看起来如何呢？我打赌，你一定整理过。相反，放置打蛋器、长柄勺、搅拌机等的抽屉看起来又如何呢？如果你是厨具生产商，阅读本书后你一定有了主意，该如何解决这些问题……

当你把餐具从洗碗机中取出后，是不是发现把刀叉、汤匙放回带隔断的抽屉要比把搅拌勺放入未分类的抽屉中费时？对我而言这两者耗时相同。

当我要从未分类的抽屉中找出某样东西时，只得乱翻一气；相反，取出刀叉则是“全自动”过程，避免了烦琐耗时的翻找过程。理由是：放置刀叉的抽屉精心设置了隔断，相当于制定了智能化标准。就连孩子从洗碗机中取出刀叉和汤匙后，也能立刻准确地将其分类摆放。规定节省时间。

同理，这一章的理念运用到办公室中，就意味着要给便笺纸、打孔机、订书机、信箱、临时项目的文件等等找一个理想的容身之处。

固定的场所不仅可以减少找东西的时间，也可以缩短整理时间，因为你能把办公用品迅速、准确地放回指定场所。

对部门进行优化时，你也可以从这套标准中逐条选取，与同事协商后运用于整个部门，一定能使你受益更多。

本章首先介绍个人办公区的规定，从第70页往后将尽可能涉及跨办公区规定。然而，你没必要教条地对待两者的区别。重点在于，这些共同制定的标准是不是所有员工都能接受并遵从。只有这样才能长期确保工作的高效率。