2.2 抛弃便笺记录法
在办公室中时不时要提供大量的信息——或是电话号码，或是年度计划。这些信息往往以杂乱的方式分散在桌上或桌子周围：记事板上、写字垫板上，或是写在便利贴上再贴到显示屏上。
墙上和办公桌上的便笺
■操作方法
重要的文件可以放在带有嵌入式透明内袋的可视文件夹（左下图）中或挂墙式文件架（右下图）上。可视文件夹可以存放在移动柜或办公桌抽屉里。
可视文件夹
挂墙式文件架
■附加建议
除了可视文件夹之外，你还可以使用透明文件袋，并用活页装订条固定成册。请将目录置于最上层。
写字垫板上铺满了各式各样的字条。当你伏案工作时，眼睛会无意识地瞥见许多字条上的信息，干扰是无法避免的。同样的情况也会出现在纸质垫板上，你打电话时会在上面做笔记或涂鸦。
带有薄膜的垫板
纸质垫板
■操作方法
最佳方案是你干脆不要使用写字垫板，无论是纸质垫板还是方便做笔记的带薄膜的垫板。你最好还是用可视文件夹或文件架来整理信息。如果你仍然坚持使用垫板的话，那么你应当使用透明或单色垫板，不要使用塑料薄膜垫板。
■这样做的好处
■注意
如果你至今一直在使用写字垫板记录电话号码，那一定得换一种方法了。最好的方法是，你用一本普通的A4空白簿做记录。这样你就可以把各项事宜的记录保存起来——用写字垫板可不行。如果你只是记一个只需回一次的电话号码，可以写在一张草稿纸上，回电后即刻扔掉。
许多程序和网页需要密码和其他信息。这导致许多电脑使用者往显示屏上粘便利贴。
显示屏上的便利贴
■操作方法
请你要么用可视文件夹，要么用文件支架保存密码。
如果你一日内需多次使用这些信息，那么每次取出可视文件夹或翻文件架就太过烦琐了。在这种情况下你可以在显示器边上固定一个旋转架。当你需要用到这些信息时，就把架子转到前面来，用完之后再转回后面去。
显示屏边上的旋转架
■附加建议
旋转架还有一个附加功能：当你需要将文字誊抄到电脑中时，可以将纸张固定在旋转架的夹子上。这样誊抄起来就不费力了。
或许你想把全家福或幽默短文放在工作区，以便时不时看上一眼。往往是显示屏或紧挨办公桌的一面墙会被你所用。
照片和短文
■操作方法
你在使用可视文件夹工作时，可以把目录插进第一个内袋。你可以放入你的全家福作为封面。当你一天内多次拿起文件夹时，必定每次都心情愉悦。
用作封面
■附加建议
请用两个可视文件夹工作。第一个文件夹的内容和所有员工的一样，例如电话号码表、开销用途计划等等。第二个是你的个人文件夹，你可以用它汇总所有办公区内你认为重要的信息。这条建议也是能够进行代班工作的前提。如果所有人都用可视文件夹，那么你的代班人员在你离岗期间便能知道在哪里能找到他需要的信息。
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