2.12 节省档案室空间

处理完的文件会从你的办公区移到档案室。那里的资料在事情完结后还要保存十年。结果是：档案室很快就饱和了，连过道都被挡死，再也不能一览无余。

■操作方法

典型的档案室

你可以这样设计档案室的格局：某个年份的文件可以放在固定的、做好标记的一排中。一旦超过保存期限，可以清空整排文件再放入新的。这种流动式存档可以确保没有无用的资料留存下来。

如果你再次用到某些资料的可能性很低，也可以把这些资料放进纸箱中。请不要将这些纸箱紧挨着平铺在地面上，而应该摞起来放在角落里。

流动式存档

堆在角落

传统的储存工具是文件夹。但使用文件夹效果并不理想：当多个文件夹放在一起时，由于夹子本身的构造，会浪费许多空间。

文件夹会浪费许多空间

■操作方法

这种情况下应考虑，是不是应该用别的储存方式来节省空间和时间。

我的一部分客户改用MAPPEI系统（www.mappei.de）来整理订单，他们给每一份订单配备一个文件袋，并装入纸箱中，在标签上写下日期（从何时到何时）以及订单号。

纸箱中的文件袋

■这样做的好处

纸箱因其自身的构造，放置时占用的空间比文件夹小。因此在更小的面积里能放下更多的文件。

档案室里的大量架子得以清空。

文件袋中的资料不需要打孔，也不要需要像文件夹那样用钢圈装订，这样可以明显节省时间。

因为订单号和日期都写在了纸箱上，所以可以缩短拿取时间。目前为止我们都按日期检索文件。

通过这种方式节约空间后，一位客户将外部橱柜中的办公用品移到了办公室内，此举便于监管用品的拿取。

这种储存方法也为运行中文件的资料夹创造了空间，视觉上也更加清爽。结果是：找东西的时间明显缩短。

在某些办公室中，例如律师或税务顾问的办公室，大量客户资料并非存放在文件夹中，而是就这么平放着。因为这些资料要用的时候并不能立刻找到，所以会浪费时间。

平放着保存，找起来耗时间

■操作方法

在这种情况下应考虑是否应该更换一种储存方式。节约时间是首要的。

委托人的文件可以保存在纸箱中或按照MAPPEI系统摆放在文件袋中。一旦集中存放，就能便于所有员工取用，视觉上也更加清爽。因为每个文件袋都一目了然，所以尽可能缩短了拿取时间。

一目了然的委托人文件

重要的是，不仅是你，而且你的同事也能在需要时很快找到存档的资料。

■操作方法

如果你想建立一个存储系统，无论在档案室、电脑还是会计部中都能够通用，可以将客户号和项目号组合在一起。第一部分是项目号，第二部分是订单号。

假设你最多有一千个客户，每个客户最多有一千个项目或订单，那么可以设置一个六位编码，中间用点隔开。例如：编号023.004表示这是第23号客户的第4份订单。

明确的编码形式可以有多种用途：

用作单据号（有编辑软件的情况下）

单据号

用于标明文件

文件号

用来标明电脑中的文件夹

电脑中的文件夹

哪怕你不打算采纳这个建议，你在储存文件时也应按照统一的储存形式整理，无论是电子文件还是纸质文件。

■附加建议

有时用电脑处理已存的文件就足够了，请尽量避免纸质副本。

因为电脑里的东西越来越多，所以应给所有内部使用的文件标明文件名和文件路径。这样找起来能够节约时间。

文件上的路径

另外，我的许多客户都认为，给外部文件标明路径也是可以的。

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