2.13 如何使用公用橱柜和公用房间
除了给员工个人独自使用的办公室和工作区外，大部分办公室中还有公用橱柜和公用房间。这些地方很快就会凌乱不堪。
一眼望去，办公用品橱柜往往都是这样：没有设计摆放格局，签字笔、马克笔、空文件夹和其他用品散落在不同的格层里。办公用品虽然便宜，但因为摆放混乱难以寻找而浪费的时间，将会带来巨大损失。
凌乱不堪的办公用品橱柜
■操作方法
请你将办公用品放到相应的盒子中，整理后再贴上标签。
装入盒子，贴上标签
■附加建议
下次你去建材市场或超市时留心观察一下，它们的商品是如何摆放和展示的。你能从中得到一些灵感。
存放书籍（左下图）和货单（右下图）时往往缺乏系统性。有时存放的资料已过期，有时同样的资料存放两份甚至三份，有时需要的资料却找不到。
书籍和货单不能一目了然
■操作方法
设立一个公用橱柜，将专业书籍或货单摆放在内，可以按照字母排序。到柜子前取用资料的员工越多，节省的时间就越多。
书籍或货单按字母排序的公用橱柜
■附加建议
许多办公室会用到设计图、挂图或不同的货样。这些材料往往没有固定的存放地点，因此它们经常被搁在角落或门背后，不仅看起来乱七八糟，拿取时也不方便。
计划书、挂图和货样
■操作方法
将设计图和挂图放在长纸箱内。有些箱子可以在盖子上做标记（左下图）。这样拿取的时候可以节约时间。货样可以存放在专门的样品柜中，这样每件样品都便于取出，也给橱柜、地面和桌子留下了空间。
装入纸箱和橱柜并做标记
很多办公区都配有一个厨房，却鲜有厨房使用规则。这往往会造成一定程度的纠纷，因为总是由一位同事承担打扫任务或干脆没人打扫。
乱七八糟的厨房
■操作方法
和同事一起订立一个厨房使用规则，写下来并挂起来，所有人都必须遵守。
有关饮料及厨房使用的规则
为了不把我们的实习生和学徒打造成“厨娘”，请你了解并遵守以下规则：
1. 咖啡
□所有员工请自带咖啡杯。
□杯子使用后请放入洗碗机。
2. 宾客
□如果来宾在办公室，请将咖啡倒入瓷杯接待。
□如果来宾在工厂或培训部，请用保温壶和一次性纸杯准备咖啡或直接在饮料自动贩卖机上购买。
……
接待来宾时通常会有如下问题：准备饮料要注意什么？准备几种？哪一间会议室合适？有多少人参加？如果这些问题不能解决，很快就会出现严重的纰漏。
如何接待来宾
■操作方法
请在清单上列出所有你觉得重要的问题，如果有的话，再写下已解决的问题。
■附加建议
许多公用房间如会议室或复印室没有明确的负责人。如果有东西丢失或损坏，会造成麻烦。
在厨房中放几种甜食
会议室的问题
■操作方法
请将公用房间的管理职责分摊给员工并制定准则。例如规定会议室或复印室必须放置哪些基础设备。负责人应确保遵守规定。
确定负责人并公示
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