2.14 使用清单和表格

许多任务在完成时都存在一个问题：是不是所有方面都考虑到了？

■操作方法

对于模式化的工作，你可以在清单上列出这些任务的要点。

清单：检查版式打样

□页头标题　□图表分析

□插图　□页数

□拼写正确？　□旁注

□排版　□边框

□特殊符号

……

离开办公室前的任务清单

□清空信箱了吗？　□整理桌面了吗？

□电脑关机了吗　□电脑屏幕关闭了吗？？

□打印机关闭了吗？　□设置电话转接了吗？/电子邮箱接通了吗？

□传真机里的纸够用吗？　□复印机关了吗？

□窗户关了吗？　□灯关了吗？

□数据备份了吗？　□手机带上了吗？

□录音笔带上了吗？　□时间规划本带上了吗？

……

■这样做的好处

使用清单进行规划和检查工作。

清单能够减轻精神负担，你可以将注意力转移到需要集中精神的地方。

清单上用于打钩的小方框能使已经全部完成的任务一目了然。

清单能减轻任务下放或员工交接时的工作。

使用清单能够节约时间。

■注意

以下工作尤其适合使用清单：

需委派的任务

对完成度要求较高的任务

例行工作

定期重复的一系列任务

■附加建议

向其他按规定流程办事的行业或工作团队学习。飞行员就是一个好例子：他们不需要每次起飞前都重新仔细想一遍，应该按什么顺序检查指示灯和操作操纵杆。

向飞行员学习

如果想得到持续的优化，那么使用清单后应反问自己，哪些部分不明确，哪些部分遗漏了。请你把任务清单的最后一点列为：该清单是否能够满足需要。这样你在下次使用时能够达到最佳效果。

……

□这份清单是最新版本并包含了所有重点。如果不是，请立即修改。文件保存于内部组织/清单文件夹。

当你了解了清单的优点并对其加以利用，一段时间后你将会开始使用大量清单。有时不同员工甚至会针对同一个问题列不同的清单。

请将适用于多数员工的清单收集起来，最好放在可视文件夹内。

大量清单

装有清单的可视文件夹

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