3.9 优化结构——实例：代班规定

结构类似于框架条件，在它的基础上流程才能运行。因此我们应时不时从“系统化公司”的工作中抽出身来，拿起结构放大镜，自己建立系统。

如果解释不清的话，代班规定会对流畅的办事流程造成负面影响。代班规定在每个单位都很重要，因此我选它作为本节的例子。

■操作方法

制定代班规定并以书面形式确定下来。代办规定可以有多种形式：你可以建立一张表格，在上面列出负责人和代班人员。这样你就能够立即发现哪里还没有代班人员。

实例：表格

你可以把表格贴在常见的区域，例如贴在复印机上。这样也能让新进的职员快速了解。

下一步你可以在一个可视文件夹中清楚地写下任务，附上相应的清单，并将其用作部门手册。这样一本手册可以帮助员工熟悉代班制度。在代班的情况下可以保证任务完成，也不会造成等候时间。

实例：会计部部门手册

除了将工作列出来并加以描述外，还可以按时间整理。请说明哪些工作何时需要完成：每日、每周、每月、每季度、每半年、每年、偶尔……

■附加建议

问问代班人员是否每项工作都合理。理想的做法是，和代班人员一起，按照要求一步一步地完成一次任务。

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