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3.8 减少浪费——不同的实例

所有行业的竞争压力都在加剧。避免浪费对于公司的幸存来说已经不是一种选择,而是一个前提。因此,请你使用浪费放大镜。

■操作方法

为能找出浪费的情形,请你先确定不是由客户买单的工作。请分别关注以下浪费形式:找东西、没有必要的移动、等候时间、错误、二次检查、信息过多、库存量大。

(1)找东西

很多公司都能用一条著名标语来形容:“你已经在工作了还是仍在找东西?”所有因找东西造成的时间都是浪费的时间。

(2)不必要的移动

请仔细考虑你办公区物品的摆放问题。在你的办公区内,越常用的东西应放得越近。例如:有个人在办公桌上放着圣诞礼品纸,却在要用到办公用品如信封时到隔壁房间去取;另一个人非要把万圣节饰品放在狭窄的大型开放式办公室内,而导致常用的必要文件没地方放。

(3)等候时间

等候时间是个大问题。流程运行得越完整,需要等待的情况就越多。其原因是,在很多工作单位中,一个流程要经过多个部门,而其中很多交接是可以避免的。对于这种情况,应当联合办公以避免交接。例如,在一个项目中我们需要处理与合成材料相关的订单,现在我们可以把工作模式转变为给客户指派专门的员工。他们全权为客户提供一条龙服务,例如亲自向供货商订购部件。这样的话,当客户对日程有疑问或想更改订购数量时,工作人员可以及时给出答复。

(4)错误

我的一个客户在一个重要工作流程中的错误率达到了不可思议的40%。这项工作是每年为33000个合同输入数据。一个职业培训生输入这些数据,出现了如此高的错误率。之后这些数据由一名错误率为零的女员工进行修改。据分析,该培训生因打字时经常接电话而分心。另外他也知道,由他输入的数据还会被检查,所以犯错也没什么大不了的。

(5)二次检查

对于由多人参与的工作,会出现每个参与者都检查一遍的情况。这样虽然也不错,因为(但愿)能够避免错误,但是客户不会为这种支出买单。你可以随订单附一张纸,在上面写下已检查过的指标。这样大家都能知道,哪些部分由谁检查过了,哪些仍然待检查。

(6)信息过度

另一个大问题是拷贝转发的电子邮件。理由是员工的不确定感。他们这么做是遵循了以下原则:“我得把所有事情告诉每个人,以免有人事后问我。”对此你可以采取让彼此建立信任的措施以及营造一个允许犯错的氛围。

(7)库存量大

在办公室Kaizen项目中我取消了办公室用品分地点存放的规定,并将其集中收纳在一个地点。这些库存在很长时间内都够用。

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