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第5节 不要事事汇报,要着重汇报

汇报工作,最忌眉毛胡子一把抓,泛泛而谈,我们每天遇到的信息很多很多,但是并不是所有的信息都要向领导反映,因为领导处在管理阶层,事务繁多,时间上往往比较紧张。他关注的问题也是特定的,这就要求你要善于对信息进行分析、过滤、总结,从中提炼出有价值的信息,并以他喜欢的形式向他反映。

汇报人员要想在最有限的时间内作出最为有效的汇报,必须牢记以下规则:

一、要以线带面,从抽象到具体

汇报工作要讲究一定的逻辑层次,不可逻辑混乱,讲到哪儿算到哪儿。一般来说,汇报要抓住一条线,即本单位工作的整体思路和中心工作;展开一个面,即分头叙述相关工作的做法措施、关键环节、遇到的问题、处置结果、收到的成效等内容。正所谓“若网在纲,有条而不紊”。

二、领导关心啥,咱就汇报啥

在汇报的内容方面,要汇报领导关心的工作。许多你能力范围内可以处理的沉芝麻烂谷子、程序既定的工作,处理了就处理了。事无巨细,统统汇报,也有邀功之嫌。比如一个负责行政的,对完成的车辆派用等汇报也没多少价值,对一些与通常情况下不一样的处理倒是有必要汇报一下的。如果因为情况紧急,你用老总的专车去执行其他公务了,这样的事情就有汇报的必要了。

三、亮出自己的“王牌”

毫无重点的汇报会让人觉得凌乱而没有头绪,因此在汇报的时候要直切自己的“王牌”。一般来说,汇报者可以把自己负责的或者情况掌握比较全面的某项工作作为突破口,抓住工作过程和典型实例加以分析、总结和提高。汇报中的这张“王牌”最能反映个人的工作特色。

四、注重结果,领导没功夫看你织毛衣

老板通常都很忙——好吧,或者是看上去很忙。他没时间,也没兴趣事无巨细地听你说整件事情的来龙去脉,他只关注结果。当你找他复命的时候,他只想从你口中听到两种声音,第一种是“行,我漂亮地完成了”;第二个是“不行,但是我想出其他的解决的方案了,等您批准”。至于那些不行的原因,以及你解决问题过程中付出的努力,摸索的过程,他没有心情听你嗦,那是你应该做的。所以,你只需要把结果告诉他。比方说你负责文书处理,那么没必要告诉老板,文件目前没打出来是因为墨盒用完了你得换了新的才能打印,新墨盒没换上是因为采购部比较了性价比之后决定换一个新的牌子,但是买来才发现和旧的牌子相比打印效果不好……你只要告诉他结果:打印的文件在几分钟之内能送到他手里,就可以了。

下面这个故事值得职场中每个人深思和警醒,因为在职场中类似的情景天天都在上演!

有一天,老板吩咐比尔去买一套书回来。到了第一家书店,书店老板对比尔说:“真不凑巧,刚刚卖完。”

比尔只好去第二家书店,这家书店的营业员让他等上三天,采购员已经去进货了,三天后才有。

比尔又去了第三家书店,没想到这家书店根本就没有卖过这套书。

当比尔从书店里出来时,发现已是中午时分,便只好两手空空地回公司复命。

回到公司后,比尔连水都没来得及喝就直奔领导办公室,他上气不接下气地把自己买书的来龙去脉滴水不漏地复述一遍,甚至于中间挤地铁的狼狈都说了,最后总结陈词:“我快累死了,跑了三家书店,都没有卖这套书的,我过几天再去看看吧!”

看着满头大汗的比尔,老板无可奈何,欲言又止。

老板为何会心中不快?原因是,比尔这整个上午都可以说是浪费掉了,但公司还得照付薪水给他。虽然比尔有了苦劳,却没有功劳,因为他没有为公司提供一个好结果,没有完成老板交付的任务。他自己做了没意义的事,还罗里吧嗦地把这个无意义的过程说给领导听,耽误了领导宝贵的时间。

事实上,比尔完全可以很出色地获得一个好结果,只要他能这样做:

打电话询问各家书店,问清楚哪家书店卖这套书,在有书的书店里哪家离公司最近,告诉领导他另择时间去买。

向书店打听或者上网查一下这套书经由哪家出版社出版,直接从出版社那里邮购过来,告诉领导什么时间能到。

上网或打电话查询一下当地图书馆是否有这套书,如果有,就可以去借。如果老板想长期使用,还可以在征得老板同意的前提下,复印下来。

遗憾的是,他并没有这样去做。为什么呢?因为他想,老板安排我去做这件事,我做了就行,至于没把事情做成,这不是我的责任,因为我已经尽力了。他没有意识到,苦劳不等于功劳,如果没有功劳,苦劳越大,浪费和消耗越多,领导对你越反感。

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