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第6节 图表比文字更具有说服力

在公司的讨论大会或与人谈判前,你准备资料时习惯怎么做?

A.言简意赅地把主要内容整理出来

B.用图表和简单的文字说明体现核心内容

研究表明:图表是沟通的利器,一张简明的图表比千百句语言更能清楚地表明你的思想和意图,让繁多复杂的语言变得简单明了,更有诉说力。

麦肯锡披露,图表和演示是麦肯锡公司数十年独步天下的工具,它能让所有问题化繁为简!麦肯锡图表和演示也以其独有的简洁和精确成为世界500强公司和著名商学院必学的技能。即花最少的时间,以最能冲击视觉的方法直击问题要害!简单的图表胜过复杂的数据,尤其是做报告或展示数据时。

每月第三个礼拜一的上午九点,是R公司指导委员会的例会时间,以调整每个月余下时间的行动安排。一次,主席要求一个快速提拔上来的年轻经理——瑞恩,准备一份目前行业内现状和公司业绩的报告,以便确定新的投资方式。主席的决定让那些资历较深的经理们有些惊讶,公司委员一个个精明的很,一个年纪轻轻、资历尚浅的人怎么会让他们满意?于是都等着看好戏。

瑞恩接到主席的安排后,对业内现状和公司业绩做了很多调查和研究,获得了很多宝贵的资料,在他高兴的同时也发起了愁,几十页的资料要怎么样才能精简压缩成短短的几页呢?突然,脑子里想到了前些天在朋友那里看到的PPT图表软件程序,“一张图表可以省却千字”。于是,他立即决定在陈述内容的主线上下工夫,用一系列图表代替繁琐的文字内容。就像目前职场中的大多数人一样,瑞恩深刻意识到了图表这种重要的诉说方式,能够让我们的交流更加迅速和清晰。

初次做完图表后,瑞恩自己向朋友演示了一遍,发现图表虽然简单,但解说时的文字很多。朋友给他指点迷津,让他在每一个图表的小问题中再做一个复框,以做简略地解释。

经过几天的准备,每月一次的委员大会开始了,委员们看到桌上仅仅几页纸的图表,都露出了惊讶及轻蔑的神情,纷纷小声嘀咕:怎么就那么点资料?他有没有做准备啊?只有主席依然面带微笑,对瑞恩的杰出能力深信不疑,相信他会给大家一个惊喜,甚至会带来一场报告“革命”。

瑞恩感受到了主席的鼓励,增强了信心,开始了他在公司的第一次报告:

“女士们、先生们,早上好!下面我先向大家展示目前我们行业内的发展现状,请看大屏幕……”

接着,大屏幕上出现了一个个图表,瑞恩依次点开,每一个小标题都附带有简略的解释复框,多达几十页的内容就这样浓缩到了几个图表里。在图像中,投资回报率上下波动、市场份额在逐渐增长……不需要发言者做太多补充,就能从中读出所有信息。

委员们感到惊奇新鲜、大开眼界,被这“栩栩如生”的图表给震撼了。

两个多小时后,报告结束了,委员们一个个精神抖擞,再也没有以往开会时的无精打采。委员们的态度也有了一百八十度大转变,开始对瑞恩刮目相看。自此,公司的报告会再也没出现过以往的资料堆积的状况。

的确,繁多的资料不仅让人眼睛疲劳,还会让人心烦气躁。图表言简意赅,“一个图表可以节省一千句话”,它让我们避免忍受长篇大论,避免了琐碎冗长、事倍功半的视觉垃圾。只要像瑞恩那样,很好地构思和设计图表,就能让人“一目了然”所有的信息。

目前,在各大公司,小则公司的构架关系,大则公司未来的发展前景,都善用PPT图表代替那些繁杂的文字语言。在营销、调研、财务、企划、咨询等多种商业活动中,我们常常要使用令人信服、有影响力的图表,简捷、准确、高效地表达自己的信息和数据。不管图表是在哪里使用,都要力求引起对方的注意,使对方准确无误地理解我们的意图。然而,如何形象、直观地用图表去阐述所要表达的内容却是制作图表的关键。

图表是一种重要的诉说形式,与其他任何语言一样,“越简单越好”。图表中提供的信息有力地支持了标题,而标题反过来又补充了图表所论述的内容。制作图表时,我们要注意,不是要把它做得很绚丽,而是要简单、有效,让人一目了然,演示生动有趣并产生轰动效应。

在报告中,使用的图表不宜过多,用的图表越多,记住它的人反而会越少。心理学家研究表明:在一个报告中只使用3~5个图表,会引起听众百分百的注意力;若连续使用20个图表,可能让你的听众记不住其中任何一个图表。

除此之外,还要特别注意图形的使用,表达未来发展趋势或公司业绩额的过往及现状时要用折线图;陈述各月份或各年度的梯度量时要用柱形图;表明各部分的百分比时要用饼状图。单纯的数据表述时表格效果会更好。

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