2.4 为什么只需要一个信箱

许多员工在工作中使用多个收纳盘。

使用多个收纳盘

并且这些收纳盘的文字说明往往模糊不清。

这种做法的后果是，人们要花不必要的时间和精力找东西。

■操作方法

只用一个收纳盘。把它当作你的信箱，用来收集所有发给你的文件。

在收纳盘上写上你的名字，必要的话再写上你的部门，便于新员工、临时工和实习生查找。

你至少每天要整理一次信箱。所有你五分钟之内就要解决的事情，请立刻着手去办。请给其他事项定一个期限并把相关文件放进“运行业务资料夹”内。这样你每天下班前信箱就能清空了。

解决方法：只用一个收纳盘

■注意

在你出差期间也要忠于职守。你应当确保代收你信件的同事知道他的任务是什么。如果他不清楚，须与你或发件人联系，以讨论后续进程。

如果你的同事一直不能胜任代收任务，表明他已超负荷，现在请按照以下两条方案解决：

（1）请分析原因何在。大多数情况下并非因为同事的办事速度不够快，这种情况往往表明运作流程不合理。比如说，公司的某个领域发展过快而内部结构还没能跟上。

（2）在弄清缘由之前，应确保代收的同事得到帮助，以免耽误办事进程，从而导致整个运作流程受到负面影响。

■这样做的好处

在你不在办公室的很长一段时间里，你的办公桌一直处于清空状态。在你返回后便可即刻投入到一件又一件的业务中，不需要先从整理开始。

你不会受到与当前业务不相关的资料的影响。

■附加建议

信箱不仅是用来收集信件的，一般它也可以用作发件箱。

请和你的同事制定准则，以便合作：

——如果有人拿到了发给其他同事的文件，应放入信箱，而不是放在椅子上或地上。

——一旦文件放入信箱，就意味着发送成功。此时进一步处理的职责就转移给了收件人。

——请在准则中确定运作时间——例如48小时。在此期间内，某项业务应处理完毕，如果不能完成的话，至少也应达到中间阶段。

——这些准则同时也适用于电子信箱。

——如果你能将其熟练运用于你的整套工作系统中，你就可以缩短回复时间了。我的许多客户都表明，运作时间能减少一半（24小时）。每个善于按规则办事的人，都能尝到事半功倍的甜头。

规则下的统一

■背景

收纳盘只有作为事务运行的一个环节时才起作用。如果收纳盘用来收集目前没有提上日程的文件，是非常不合适的。因为这样的话，收纳盘应该放入桌肚里或橱柜里，而不是放在桌面上。放在桌面上的只能是你正在处理的某一个项目。

如果你能及时将资料归置到正确的地方（如：废纸箱、阅读文件、备忘文件或运行中文件），你就不再需要多个收纳盘，也不会在办公桌上摞起好几堆资料了。

邮递员会把所有信件投入到你家中的私人信箱中，办公室信箱的作用与其相同。你在家去哪儿收信呢？（注意这里的“信”指所有邮寄给你的东西，不止书信）当然是去信箱了。你一直都能在那儿取到信件吗？答案是肯定的。

请你想象一下，现在有一个标新立异的邮递员，每天都把信件投放到不同的地方。有时他把信给你的邻居，有时他在花园里找到一个好地方，有时他又把信件藏在你的擦鞋机下。这样做的结果是什么呢？你将花费大量的时间找信，还会误事。也许放在花园里的信还会弄脏甚至丢失。幸运的是，你只有一个信箱。每天邮递员只会把信件放入这个信箱中，并且你每天都会清空它。

信箱代表着你和邮递员之间的固定交接点。这个例子表明：人们相互协作时，一定要明确地规定交接点。这可以保证无摩擦、高效率的合作，无论是在私人生活中，还是在工作领域，这一条都行得通。

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