2.6 建立可靠的备忘系统

每个人都会和有时间限定的业务打交道——例如须按时汇款的账单、一周后需要追踪的货品或数周后即将举办的活动的邀请函。如果没有备忘系统，这些资料往往被淹没在纸垛或收纳盘中，要花很久才能找到。

■操作方法

请使用备忘系统，以下提供给你两种备选方案：

（1）将所有必要文件全部放入备忘簿中。

优点：到了规定时间，等你处理的所有资料就在你手边。

缺点：事务繁忙时，备忘簿中的文件迅速增多。

（2）在备忘簿中放一张纸条，你既可以在上面写下待办事项，也可以写下相关资料的存放位置。

优点：你的备忘簿一直很薄。资料按照内容存放，你的同事也容易找到。

缺点：你在工作前还得先把资料找出来。

你可以把这两种方法结合起来使用：单页纸（例如账单）存放在备忘簿中，整套的文件（例如下一届战略会议的材料）分开存放。

你可以使用日程本：

年日程本

月日程本

日程本的缺点是，你不能清楚看到里面的文件。MAPPEI（www.mappei.de）提供了另一种备忘系统，由日历文件袋或月历文件袋组成，置于一个盒子内。当日文件袋始终放在最前面。

在MAPPEI系统中，一眼就能识别出置于内部的具体事项文件袋，随手便可抽出。

MAPPEI系统

■这样做的好处

你不再会忘记期限。

只有你当日需要的文件和任务会进入你的视线。

你的代班同事能很快找到资料。

■注意

确保处理的是当日文件。如果你为推迟日期而使用备忘系统的话，属于错用。

规定时间时注意明确具体的日期。“越快越好”等模糊字眼是不行的。

■附加建议

你可以把时间规划本用作备忘簿，按照对应的日期记下任务和放置文件的地点。如果你不想大费周章地设置备忘系统或只需提醒自己办事的时间，而非管理文件，那么这个方法十分有效。

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