2.7 优化运行中业务的资料夹
运行中业务的资料常常会在办公桌上堆积起来。在这些成垛的纸堆中也会有已经作废的资料，它们可以被保存起来或扔掉。
办公桌上的纸堆
■操作方法
未完成项目不应该放在桌上，而应该放在桌子里或桌边。
如果你经手的资料不多，可以将它们保存在日程本内。请在外部固定一张写有目录的透明膜，或者将目录放入日程本的第一格中。
这一方法的优点是：出差时你也能轻松带上记录着最新进程的日程本。日程本主要用于存放短期使用的文件，例如你可以用它整理带进某个会议的资料。
你最好不要把文件夹放在你的办公桌上，而应放在抽屉里或移动柜上。
使用日程本
文件夹不要放在桌上
你也可以置办第二个备忘盒（如右图赖茨的备忘盒），其使用目的与上一节提到的不同。日历文件袋由项目文件袋组成。请你将运行中项目的资料放入所属文件袋中。盒子最前端放置的目录则提供了必要的文件概览。
备忘盒的另一种使用目的
你可以将备忘盒放在抽屉里或移动柜上。事情解决后再将文件保存或扔掉。这种方法只适用于有时间限制的项目。
如果你想随时着手处理运行项目的文件，可以使用文件夹。请将你常用的文件夹放在你的工作区附近，这样可以明显节省时间。
放在桌上的文件夹
你也可以将运行项目的资料做好标记，整理在移动柜里的悬挂式文件袋内。
置于移动柜中的悬挂式文件袋
MAPPEI系统也可以很好地用于放置运行中项目的文件。你可以为每一个项目配置一个文件袋。这种方法尤其适用于很可能需要保存的文件。
用文件袋存放也可以针对大量文件。随着项目数量的增多，你可以区分不同项目并将不同类别的文件如预算、函件、契约等放入专属文件袋内，再将它们一起整理到相关的项目盒中。
项目盒
与上文提及的备忘盒相比，这种方法的优点在于：你在存档时可以直接取出相应文件袋并归入档案。