2.8 应对日复一日的“电邮轰炸”
电邮数量在急速增长。处理邮件需要花费越来越多的时间。
■操作方法
■针对所有人的准则
本章的开头摘录了爱因斯坦的名言“天才控制混沌”，这没错。不过我认为更精确的表达应该是：“天才控制他的混沌。”因此如何整顿好你的办公区，是你首先要面对的个人要事。
然而在日常工作中，只有你一个人能快速准确地应付你的办公桌是不够的。你的代班同事在你的办公区内也应当如鱼得水。这一点非常重要，因为当今社会中，如果员工因生病、休假或其他原因不在办公室的话，没有一个单位能够承担业务停滞造成的后果。
因此，请共同制定适用于你的部门或整个公司的守则。
本办公室守则
1. 地面上可以放置的东西
以下物品可以放在地面上：电脑、废纸箱、垃圾桶、一个包、一双鞋。
2. 收纳盘
我们致力于在一个办公区只放置一个收纳盘。收纳盘是工作流程中的一部分，用于接收内部和外部的邮件，而并非真正用于收纳。收纳盘在晚上下班前须清空。
3. 桌面规定
下班前不要将纸张堆积在桌面上，免得装笔记纸的盒子遭殃。
4. 可视文件夹
常用信息不要写在便利贴或办公桌垫板上，而应该保留在可视文件夹内。
5. 资料的内部分配
业务运行时，所有纸张上都要写下姓名和日期。
6. 说明电脑中文件的存储地址
打印每份文件时应加上路径和姓名。
7. 关于手机的规定
外出时应随身携带手机并接通邮箱。
如果你已经制定好了个人办公区守则，就可以进行下一步了。本书前面提到了夫琅和费学院的精益办公室研究报告，其中写道，一半的浪费是由事务运作不当造成的。因此这里我们加入了跨办公区守则。为运作流程制定行之有效的规定，是可行且必要的。
如果不局限于用个人的视角看待事物，而是考虑到供货商与客户的关系，将会大有益处。这一点同样适用于公司内部。因为你做的所有事都以（内部或外部的）供货商完成的工作为基础，之后你再把你工作的成果转交给（内部或外部的）客户。你与运作流程协调得越好，换句话说，你越按照标准进行工作，合作就越能无摩擦进行。
在你了解了上文提及的个人办公区规定之后，下面将介绍利于多员工合作的规定。请你阅读这些建议后与同事共同决定哪些规定适用于所有人。