2.9 巧用传真机和复印机

如今，传真机和复印机是办公室中不可或缺的助手，它们往往是公用机器，能够无间断地工作十分重要。

■操作方法

签订传真机和复印机的维修合同或明确该机器的负责人。

■这样做的好处

你不会在遇到问题时才积极行动起来，因为你已经采取了预防性措施。

■注意

请在机器上贴一张一览表，这样遇到问题时立刻就知道找谁来帮忙。

有些公司复印纸用完了却没有补给。或者补给放在了不合适的地方。

贴上维修清单

补给匮乏

■操作方法

直接把复印纸放在机器旁边。在最底层的纸袋上放上看板卡片（见3.1），以便订购新纸。

有些办公室收不到传真，因为传真机中的纸张用完了。

把复印纸放在机器旁

纸张用尽

■操作方法

你可以养成给传真机定期装纸的习惯，例如晚上离开办公室前。另一种方法是，在一叠纸从下往上约一厘米厚的地方放一张其他颜色的纸张。这样你就能及时知道纸快用完了，需装入新纸。

放入彩色的纸张

你请同事或临时工发传真，却不知道收件人的传真号。

传真号不在手边

■操作方法

在传真机上贴上所有已存的和常用的号码清单，这样可以减少查询时间。

更专业的方法是，将信息放在架子里并固定在墙上。

贴上常用号码清单

固定在墙上

在线阅读网：http://www.yuedu88.com/