3.6 集中使用一个宣传册架子

公司经常需要用到各类广告资料，却不了解怎样将其保存在显眼的地方，也不知如何管理库存。

■操作方法

不能一目了然

多数公司可效仿旅行社使用广告单专用柜。这种柜子除了放置资料外，还能在外部展示一份样本。这样一眼望去便能找到自己想要的广告资料在哪一层。

广告单专用柜与看板卡片

■附加建议

库存可以直接通过看板卡片进行管理（见第105页）。

■自己创造解决方案

你已在本部分第1章和第2章中学习了一系列方法，这些方法是我和我的客户通过长期运用Kaizen理念总结出来的。而第3章的前面部分则告诉你，那些你乍提起时完全不相信能改变的地方，也可以进行优化。

第三级阶梯主要是让你自己创造解决方案。现在请你反问自己：检测你整理的状况，还有哪些工作方法可以进行优化。也就是说，你现在可以自己将解决方案精修一下，使其符合你的具体情况。Kaizen意味着永不停止，时刻追求一点点进步。虽然百分之百的完美是不可能的，但这依然是我们的追求目标。

追求完美

怎样才能做到越来越好呢？第一个方法是：注意瓶颈期。哪里出现了任务积压？哪里又再次出现了问题？

■提问五个“为什么”

一旦你确认从这个出发点入手，则应至少问五个“为什么”。这样刨根问底，可以深入地理解问题，而不是只关注问题的表象。

假设有一名销售主管按照约好的时间前往会议室接待一位客户，但是客户却没来。浪费了宝贵的30分钟之后他才知道，原来见面的时间推迟了一天。客户其实是发了传真过来的，但是主管却没有收到。

现在请你用五个“为什么”提问：

（1）为什么销售主管会无谓地等待？

因为他没有及时收到客户改时间的传真。

（2）为什么没有及时收到客户传真？

因为传真机罢工了。

（3）为什么传真机罢工了？

因为墨盒用完了而没有新的墨盒。

（4）为什么没有新墨盒？

因为没有及时订购。

（5）为什么没有及时订购？

因为我们公司没有行之有效的库存管理系统。

比起一开始遇到的问题，以上的步骤揭露了更深层次的漏洞。如果公司能够针对这个问题找到行之有效的解决办法，比如以后用看板方法来管理库存，那么不仅传真机永远不会缺墨，同时其他困难也能得以解决。

针对一个问题人们往往能想出多种解决方案。这些方案应加以比较。在评估时，可以把每种方案的前提和结果写下来。在决定方案时除了留意成本和效益的关系之外，还应考虑持久性，也就是说，考虑选定的方法是否能长久地解决一个问题。

当你全身心投入到第三级工作时，请不要独自考虑问题和可能的解决方案。把遇到问题的同事也拉进来，他能为解决方案提出建议。在Kaizen理念中，同事是你遇到的所有问题的专家。他们往往能准确判断，哪些建议能够在日常工作中采纳，哪些不行。

在我的咨询项目中，凡是听从建议以书面形式进行优化的客户，效果都不错。当一名员工写下一个问题及可行的解决方案时，思维明显变得清晰。但是你不能只是简单地写下事件。当一名员工记下问题时，有可能他会用很多文字去描述，这样他的思维主要集中在问题上。

以书面形式工作

更重要的是你要考虑解决方案。请在一张纸上写下你的想法。这张纸可以使用固定的模板：

优化建议

1. 问题（估测的原因，显而易见的后果等）

2. 可行的解决方案

3. 我的建议（包括理由）

姓名：　日期：

除了着手处理已存在的问题外，你也可以预防性地对暂无问题的方面进行优化。对此，以下五个放大镜将帮你进行优化。

（1）流程放大镜

你经常需要进行哪些流程？怎样才能比现在的流程运行得更好（更快、更简便、更面向客户）？

（2）浪费放大镜

哪些工序是不能创造价值的？哪些流程不是由客户买单的？

（3）结构放大镜

结构能使日常工作程序定型。哪些结构可以优化？

（4）错误放大镜

怎样才能在错误出现之前加以避免？

（5）团队放大镜

你经常在哪些工作团队中效力？将办公室Kaizen的原则运用到团队的日常工作中会怎样？

对于以上五个放大镜，下面几节中会给出具体实例。

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