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3.6 集中使用一个宣传册架子

公司经常需要用到各类广告资料,却不了解怎样将其保存在显眼的地方,也不知如何管理库存。

■操作方法

不能一目了然

多数公司可效仿旅行社使用广告单专用柜。这种柜子除了放置资料外,还能在外部展示一份样本。这样一眼望去便能找到自己想要的广告资料在哪一层。

广告单专用柜与看板卡片

■附加建议

库存可以直接通过看板卡片进行管理(见第105页)。

■自己创造解决方案

你已在本部分第1章和第2章中学习了一系列方法,这些方法是我和我的客户通过长期运用Kaizen理念总结出来的。而第3章的前面部分则告诉你,那些你乍提起时完全不相信能改变的地方,也可以进行优化。

第三级阶梯主要是让你自己创造解决方案。现在请你反问自己:检测你整理的状况,还有哪些工作方法可以进行优化。也就是说,你现在可以自己将解决方案精修一下,使其符合你的具体情况。Kaizen意味着永不停止,时刻追求一点点进步。虽然百分之百的完美是不可能的,但这依然是我们的追求目标。

追求完美

怎样才能做到越来越好呢?第一个方法是:注意瓶颈期。哪里出现了任务积压?哪里又再次出现了问题?

■提问五个“为什么”

一旦你确认从这个出发点入手,则应至少问五个“为什么”。这样刨根问底,可以深入地理解问题,而不是只关注问题的表象。

假设有一名销售主管按照约好的时间前往会议室接待一位客户,但是客户却没来。浪费了宝贵的30分钟之后他才知道,原来见面的时间推迟了一天。客户其实是发了传真过来的,但是主管却没有收到。

现在请你用五个“为什么”提问:

(1)为什么销售主管会无谓地等待?

因为他没有及时收到客户改时间的传真。

(2)为什么没有及时收到客户传真?

因为传真机罢工了。

(3)为什么传真机罢工了?

因为墨盒用完了而没有新的墨盒。

(4)为什么没有新墨盒?

因为没有及时订购。

(5)为什么没有及时订购?

因为我们公司没有行之有效的库存管理系统。

比起一开始遇到的问题,以上的步骤揭露了更深层次的漏洞。如果公司能够针对这个问题找到行之有效的解决办法,比如以后用看板方法来管理库存,那么不仅传真机永远不会缺墨,同时其他困难也能得以解决。

针对一个问题人们往往能想出多种解决方案。这些方案应加以比较。在评估时,可以把每种方案的前提和结果写下来。在决定方案时除了留意成本和效益的关系之外,还应考虑持久性,也就是说,考虑选定的方法是否能长久地解决一个问题。

当你全身心投入到第三级工作时,请不要独自考虑问题和可能的解决方案。把遇到问题的同事也拉进来,他能为解决方案提出建议。在Kaizen理念中,同事是你遇到的所有问题的专家。他们往往能准确判断,哪些建议能够在日常工作中采纳,哪些不行。

在我的咨询项目中,凡是听从建议以书面形式进行优化的客户,效果都不错。当一名员工写下一个问题及可行的解决方案时,思维明显变得清晰。但是你不能只是简单地写下事件。当一名员工记下问题时,有可能他会用很多文字去描述,这样他的思维主要集中在问题上。

以书面形式工作

更重要的是你要考虑解决方案。请在一张纸上写下你的想法。这张纸可以使用固定的模板:

优化建议

1. 问题(估测的原因,显而易见的后果等)

2. 可行的解决方案

3. 我的建议(包括理由)

姓名: 日期:

除了着手处理已存在的问题外,你也可以预防性地对暂无问题的方面进行优化。对此,以下五个放大镜将帮你进行优化。

(1)流程放大镜

你经常需要进行哪些流程?怎样才能比现在的流程运行得更好(更快、更简便、更面向客户)?

(2)浪费放大镜

哪些工序是不能创造价值的?哪些流程不是由客户买单的?

(3)结构放大镜

结构能使日常工作程序定型。哪些结构可以优化?

(4)错误放大镜

怎样才能在错误出现之前加以避免?

(5)团队放大镜

你经常在哪些工作团队中效力?将办公室Kaizen的原则运用到团队的日常工作中会怎样?

对于以上五个放大镜,下面几节中会给出具体实例。

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